Ресепшионист/офис-менеджер/персональный ассистент

Обязанности

Функции ресепшиониста

• Встреча и сопровождение гостей компании.
• Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции.
• Организация переговорных комнат, контроль их готовности к встречам.
• Приём курьерских отправлений и взаимодействие со службами доставки.
• Поддержание порядка и профессиональной атмосферы в зоне ресепшен.

Функции офис-менеджера

• Обеспечение бесперебойной работы офиса.
• Заказ канцелярских товаров, воды, продуктов и хозяйственных принадлежностей.
• Взаимодействие с арендодателем, клининговой службой, курьерами и другими поставщиками.
• Контроль работы офисного оборудования и организация ремонта при необходимости.
• Согласование счетов, передача документов в бухгалтерию и контроль своевременной оплаты.
• Ведение договоров и документов по административным поставщикам.
• Организация пропусков и доступа в офис для сотрудников и гостей.
• Координация внутренних мероприятий, деловых встреч и корпоративных событий.
• Поддержка процессов адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, доступов и необходимого оборудования.

Функции персонального ассистента

• Ведение календаря руководителя, планирование встреч и контроль расписания.
• Организация деловых поездок: приобретение билетов, бронирование гостиниц, трансферов и оформление необходимых документов.
• Подготовка встреч, совещаний и видеоконференций.
• Ведение деловой переписки от имени руководителя.
• Подготовка писем, презентаций, отчётов и других рабочих материалов.
• Ведение протоколов встреч и контроль исполнения поручений.
• Коммуникация с клиентами, партнёрами и внутренними подразделениями.
• Выполнение административных и организационных поручений руководителя.
• Соблюдение конфиденциальности при работе с корпоративной и персональной информацией