Офис-менеджер

1. Помощь руководителю

• Выполнение текущих рабочих и организационных поручений руководителя.
• Подготовка коммерческих предложений, официальных писем, запросов, сопроводительных писем и других деловых документов.
• Сбор, систематизация и оформление необходимой информации.
• Работа с Word, Excel, электронной почтой и другими офисными программами.
• Контроль поставленных руководителем задач и сроков их исполнения.
• Поиск необходимой информации в интернете, взаимодействие с контрагентами и поставщиками.
• Организация встреч, переговоров и командировок руководителя.

2. Административная работа

• Организация ежедневной работы офиса.
• Ведение документооборота: регистрация, обработка, отправка и хранение документов.
• Подготовка документов на подпись руководителю.
• Прием и распределение входящих звонков и электронной корреспонденции.
• Встреча гостей, партнеров и клиентов.
• Взаимодействие с сотрудниками по организационным вопросам.

3. Обеспечение работы офиса

• Заказ канцелярии, воды, кофе, хозяйственных и других необходимых товаров.
• Контроль и учет расходов на офисные нужды.
• Ведение отчетности по закупкам и расходам.
• Взаимодействие с курьерскими службами, клинингом, интернет-провайдерами и другими поставщиками услуг.
• Контроль порядка в офисе и исправности офисной техники.
• Организация ремонта и обслуживания оборудования при необходимости.

4. Работа с сотрудниками

• Помощь в организации выхода и адаптации новых сотрудников.
• Организация внутренних мероприятий и поздравлений сотрудников.
• Выполнение других административных задач компании.

Требования

• Высшее или среднее специальное образование.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой.
• Умение грамотно составлять деловые письма и оформлять документы.
• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами.
• Ответственность и исполнительность.
• Умение самостоятельно организовать свою работу и соблюдать сроки.
• Способность быстро находить информацию и разбираться в новых задачах.
• Коммуникабельность и доброжелательность.
• Знание английского языка будет преимуществом.