Офис-менеджер в офис по адресу: Гагаринский переулок 29, этаж 3

Ищем самостоятельного и ответственного офис-менеджера, который возьмёт на себя полную организацию повседневной работы офиса руководителей нескольких компаний.

Офис находится в центре Москвы: Гагаринский переулок, д. 29, 3-й этаж.

Нам нужен человек, который умеет самостоятельно разбираться в рабочих вопросах, замечать возникающие задачи и доводить их до результата без постоянного контроля и подробных пошаговых инструкций.

Обязанности:

• Полная организация повседневной работы офиса;

• Поддержание порядка, комфорта и готовности офиса к работе;

• Встреча гостей, организация чая и кофе;

• Заказ канцтоваров, воды, хозяйственных и других необходимых офисных принадлежностей;

• Контроль работы офисной техники, организация ремонта и обслуживания;

• Приём и отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами;

• Контроль счетов и своевременной оплаты регулярных расходов: телефонии, подписок, коммунальных и других услуг;

• Ведение и актуализация таблиц по офисным и административным расходам;

• Сбор, проверка и передача счетов, актов и других документов;

• Взаимодействие с арендодателем, обслуживающими организациями и поставщиками;

• Координация работы клининга и контроль качества уборки;

• Ведение календаря встреч и организация переговоров;

• Взаимодействие с руководителями, юристами и сотрудниками компаний группы по административным вопросам;

• Бронирование билетов и гостиниц, регистрация на рейсы и решение других организационных вопросов, связанных с рабочими командировками;

• Решение текущих административных задач, возникающих в работе офиса.

У руководителя есть отдельный персональный помощник. Должность не предполагает выполнения семейных или бытовых личных поручений.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, административным помощником или на сопоставимой должности;

• Умение самостоятельно организовать свою работу и расставить приоритеты;

• Ответственность: если задача принята, она должна быть выполнена или своевременно передана на решение;

• Способность разбираться в новых вопросах без постоянного обучения и контроля;

• Внимательность к документам, счетам, датам и договорённостям;

• Умение вести несколько задач одновременно и ничего не терять;

• Уверенное владение компьютером, офисными программами, электронной почтой, календарями и таблицами;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Доброжелательность, тактичность и умение корректно взаимодействовать с руководителями, сотрудниками, гостями и подрядчиками;

• Готовность выполнять как регулярные обязанности, так и небольшие текущие задачи, необходимые для нормальной работы офиса.

Особенно ценим:

• Инициативность без необходимости постоянно напоминать о задачах;

• Спокойствие и устойчивость в рабочих ситуациях;

• Здравый смысл и умение находить практичные решения;

• Аккуратность в работе с деньгами и документами;

• Привычку заранее предупреждать о проблеме, а не сообщать о ней после срыва срока.

Условия:

• Работа в офисе по адресу: Москва, Гагаринский переулок, д. 29;

• График: с 9:00 до 18:00, пять дней в неделю (выходные суббота и воскресенье и официальные праздники и выходные дни);

• Оформление: трудовой договор;

• Заработная плата: 150 000 на руки (в зависимости от кандидата может быть ниже или выше);

• Работа в небольшом офисе руководителей нескольких компаний;

• Понятная зона ответственности и возможность самостоятельно организовывать свою работу;

• Отсутствие семейных и бытовых личных поручений;

• Уважительное рабочее взаимодействие с руководителями и сотрудниками компаний группы.

В сопроводительном письме кратко расскажите:

1. За работу какого офиса вы отвечали самостоятельно?

2. Какие регулярные платежи, документы и административные процессы находились под вашим контролем?

3. Приведите пример задачи, в которой вам пришлось самостоятельно разобраться без готовой инструкции.