Помощник руководителя отдела административного сопровождения

Обеспечение бесперебойной работы руководителей: прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, подготовка необходимых материалов для совещаний и встреч. Помощь в организации и проведении совещаний;

Поддержание эффективной коммуникации: координация взаимодействия между структурными подразделениями – оперативная связь между руководством и сотрудниками компании;

Планирование и логистика: планирование рабочего графика руководителей, включая координацию командировок, визитов и совещаний;

Оформление командировочных и прочих документов: оформление всей отчетной документации по командировкам руководителей (авансовые отчеты, приказы, служебные задания, маршрутные листы), подготовка заявлений;

Прием и сопровождение посетителей: организация приема посетителей, помощь в оперативном рассмотрении их просьб и предложений;

Подготовка документов: по запросу руководителей подготовка и оформление различных видов документации, включая приказы, распоряжения, служебные записки, письма, отчеты и другие необходимые документы;

Ведение делопроизводства: делопроизводство, связанное с документооборотом руководителей, включая обработку и учет входящих, исходящих и внутренних документов в системах электронного документооборота;

Контроль документооборота: контроль правильности оформления и движения документов, поступающих на подпись руководителям;

Сбор и предоставление информации: сбор, систематизация и предоставление руководителям необходимой информации и материалов;

Аналитическая работа: анализ поступающей информации, составление аналитических справок и докладов;

Информирование о нормативных актах: своевременное ознакомление руководителей с актуальными нормативными документами;

Мониторинг сроков: контроль и регулярный мониторинг сроков исполнения документов и поручений руководителей;

Контроль поручений: контроль исполнения поручений вышестоящего руководства и подчиненного персонала;

Коммуникации: прием и обработка телефонных звонков, управление электронной почтой, обеспечение конфиденциальности информации руководителей;

Обеспечение рабочего пространства: поддержание порядка в рабочих кабинетах руководителей, обеспечение их необходимыми канцелярскими принадлежностями и организация уборки помещений;

Организация корпоративных мероприятий: участие в организации и координации корпоративных мероприятий, встреч с партнерами и контрагентами, обеспечение необходимой логистики и технической поддержки (бронировании помещений, заказ кейтеринга, подготовка необходимых материалов, а также координация участников);

Взаимодействие с внешними службами: взаимодействие с внешними службами и поставщиками услуг, такими как курьерские службы, службы такси, гостиницы;

Управление запасами: своевременное пополнение запасов канцелярских товаров, расходных материалов для оргтехники и других необходимых для офиса принадлежностей, контроль их рационального использования;

Техническая поддержка: первичная техническая поддержка руководителям в работе с офисной техникой и программным обеспечением, при необходимости координация взаимодействия со специалистами IT-службы для решения более сложных вопросов.

Знание компьютерных программ: Microsoft Office (Excel, Word), Outlook, 1C:Документооборот, Битрикс24;

Знание иностранных языков (язык, степень владения): Английский язык (А1) (желательно, но не обязательно);

Опыт работы: От 3 лет (с руководителями высшего звена: ГД, ЗГД);

Готовность к ненормированному графику работы, опыт работы с высшими руководителями производственных компаний.

Широкие возможности для профессионального развития: возможность участия в проектной работе, обучение от компании.