Бизнес-ассистент

Долгопрудный, микрорайон Лихачёво

Метро: Долгопрудная

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика встреч с учётом приоритетов, ведение календаря, оперативная оптимизация расписания;
подготовка встреч и совещаний: сбор материалов, оповещение участников, формирование повестки дня;
сопровождение руководителя на встречах и переговорах, ведение протоколов и фиксация договорённостей;
аналитическая поддержка: сбор, обработка и визуализация данных; подготовка аналитических отчётов и дашбордов (Excel, Google Sheets);
участие в подготовке презентаций и материалов для переговоров с партнёрами, поставщиками и ключевыми контрагентами;
проведение точечных бизнес-исследований по запросу руководителя: мониторинг рынка, конкурентов, цен и условий;
взаимодействие с внешними контрагентами и подрядчиками от лица руководителя по операционным вопросам;
контроль исполнения поручений руководителя — ключевая зона ответственности:
- доведение задач, указаний и распоряжений до исполнителей в срок;
- ведение реестра поручений с фиксацией дедлайнов и статусов;
- регулярный мониторинг исполнения и эскалация рисков срыва сроков к руководителю;
- подготовка еженедельного отчёта по статусам открытых задач;
- работа с Яндекс.Трекером: фиксация задач, контроль дедлайнов, 15-минутные статус-слоты с руководителем, фильтрация входящих запросов;
приём, регистрация и передача документов на подпись; составление писем, запросов и служебных документов по поручению руководителя;
оперативная информационная поддержка, включая возможные запросы в выходные дни.

Требования:

опыт работы от 1–2 лет: рассматриваем как опыт ассистента/офис-менеджера, так и опыт предпринимательской деятельности;
понимание основ операционного управления и бизнес-процессов компании (производственная среда будет преимуществом);
умение читать и интерпретировать базовые управленческие и финансовые отчёты (P&L, отчёты по выпуску/продажам, KPI);
грамотная устная и письменная речь, умение дифференцировать деловое и неформальное общение;
уверенная работа с Excel и Google Sheets: сводные таблицы, визуализация, базовая аналитика;
навыки ведения управленческого документооборота и протоколирования совещаний;
внимательным кандидатам: отклик без сопроводительного письма не рассматривается; сопроводительное письмо необходимо начать с фразы «Эскимо не терпит спешки»;
технологичность: готовность осваивать IT-инструменты и ИИ-сервисы;
Soft Skills: высокая самодисциплина, стрессоустойчивость, проактивность — умение самостоятельно довести задачу до результата без постоянного контроля.

Условия:

гибридный формат: 3 дня в офисе, 2 дня удалённо;
офис в Долгопрудном, рядом с производством — рабочее пространство в формате open space;
Вы будете единственным административным сотрудником и правой рукой руководителя — широкая зона ответственности и прямой доступ к принятию решений;
позиция предполагает глубокое погружение в операционное управление бизнесом; для амбициозных кандидатов это реальная точка роста внутри компании;
возможны срочные запросы в выходные дни — компенсируются отгулами и премиями;
соцпакет: ДМС, корпоративные обеды за счёт компании, оплачиваемое обучение.