Бизнес ассистент руководителя (Москва)

Волгоград, Моздокская улица, 15А

Показать контакты

Описание вакансии

Основные обязанности:

Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах, переносы
Административная поддержка руководителя (документы, счета, архив, корреспонденция);
Организация офлайн/онлайн встреч/звонков
Протоколирование, расстановка и контроль дедлайнов по задачам руководителя и делегирование задач по итогам встречи
Контроль работы команды, подрядчиков, напоминание о сроках
Представительство руководителя/компании на встречах
Контроль работы подрядных организаций по сопровождению ремонтных работ в офисе (г. Москва), в последующем обеспечение жизнедеятельности и функционирования офиса в МСК
Поиск информации (по подрядчикам, конкурентам, новым нишам и пр.)
Подготовка выступлений руководителя(презентация, тезисы), поиск площадок, проверка контрагентов,
Сопровождение руководителя в командировках (по необходимости), на встречах, деловых мероприятиях, в том числе в г. Волгоград (головной офис компании)
Организация встреч, выступлений, помощь в подготовке, информационное сопровождение
Тревел-поддержка (бронирование отелей, автомобиль, билетов и др)
Составление маршрутов в путешествиях
Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.
Работа с личными документами (билеты, возвраты, оформление и пр.)
Поиск и заказ/покупка необходимых товаров, подарков и др.
Поиск лучших локаций, подготовка фото и видео съемки
Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед. клиники);
Организация семейных праздников, поездок

Мы ожидаем:

Опыт работы с Битрикс24: планирование, управление правами доступа к календарю, настройка правил для сортировки почты, 1С
Знание формул, создание сводных таблиц и диаграмм для отчетов
Создание красивых и структурированных презентаций «под ключ» (инфографика, работа с графикой) и/или постановка ТЗ в отдел дизайна
Знание сроков хранения документов и умение организовать удобную систему хранения (бумажного и электронного архива), чтобы любой документ можно было найти за пару минут
Уверенное пользование принтером, сканером (в том числе скоростное сканирование), факсом, брошюратором, ламинатором и умение оперативно устранять мелкие неполадки (заправить картридж, заменить бумагу)
Знание английского (или иного) языка на уровне Upper-Intermediate / Advanced (как преимущество)
Понимание, что такое авансовый отчет, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. Умение проверить правильность оформления финансовых документов
Абсолютная надежность и конфиденциальность: Умение хранить тайны (коммерческие и личные).
Проактивность и предвидение: Способность мыслить на шаг вперед
Мультизадачность и стрессоустойчивость: Способность одновременно отвечать на звонки, отвечать в мессенджере, сортировать почту и держать в голове список поручений, не теряя качества работы
Внимательность к деталям: от бизнес-задач до личного взаимодействия
Коммуникабельность и дипломатичность: Умение найти общий язык с кем угодно: от водителя и курьера до топ-менеджера и важного иностранного гостя. Умение вежливо, но твердо сказать «нет» и оградить руководителя от ненужных визитеров.
Гибкость и адаптивность: способность перестраиваться, не впадая в ступор от внезапных изменений.
Самоорганизация и тайм-менеджмент: способность организации оптимального рабочего процесса руководителя
Эмпатия и дипломатичность: Умение чувствовать настроение руководителя
Доброжелательность: Ассистент — это лицо компании
Грамотная устная и письменная речь
Эстетический вкус: соблюдение tone of voice компании