Секретарь на ресепшен/Офис-менеджер

Группа компаний Лотос с 2022 года является поставщиком IT-оборудования в сегменте enterprise (серверы, СХД, сетевое, коммутационное оборудование, ИБП, телеком).

На данном этапе роста, для формирования эффективной административной функции, требуется секретарь на ресепшен с обязанностями офис-менеджера, который усилит работу по административно-хозяйственному направлению. В данный момент офис находится на стадии переезда от м Курская/Красные ворота к м Шаболовская.

Обязанности:

• Вежливая встреча гостей, клиентов и сотрудников на ресепшене;

• Организация снабжения офиса: канцтовары, расходные материалы, продукты, вода, чай, кофе. Обеспечение напитков для гостей во время встреч/переговоров;

• Ведение документооборота: подготовка, регистрация и передача документов, работа с ЭДО, контроль закрывающих документов и актов сверки с поставщиками. Работа с корреспонденцией: получение, регистрация и отправка входящей и исходящей корреспонденции;

• Контроль уборки, координация работы уборщицы и взаимодействие с клининговой компанией;

• Координация встреч и внутренних/внешних, заказ пропусков для гостей и сотрудников. Взаимодействие с подрядчиками и управляющей компанией: контроль выполнения договорённостей, решение внештатных ситуаций;

• Подготовка корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников, организация командировок, включая отчётность о представительских расходах;
• Выполнение поручений руководства и контроль приоритетов задач.

• Опыт работы от 2 лет офис-менеджером, администратором офиса, помощник руководителя;

• Навыки ведения документооборота, базовые знания по бухгалтерским документам (счета, акты);

• Умение организовывать рабочие процессы и контролировать сроки;

• Навык ведения деловой переписки и устных коммуникаций.

• Конкурентная белая заработная плата;
• ДМС со стоматологией после испытательного срока;
• Интересные задачи, наличие всех инструментов и полномочий для их реализации;
• Возможность профессионального и финансового роста;
• Оплата обучения, компенсация фитнеса;
• График работы 5/2, гибкое начало рабочего дня.