Администратор / Секретарь

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот

• Обработка входящей корреспонденции: прием, регистрация, учет и распределение (письма, электронные письма).
• Подготовка и оформление исходящей документации в соответствии с правилами делопроизводства.
• Ведение ежемесячной отчетности по закупкам и документообороту.
• Операции с документами: печать, копирование, сканирование.
• Организация почтового и курьерского обмена: работа со службами доставки (СДЭК, «Почта России», «Деловые Линии», Dostavista), включая отправку и получение корреспонденции.

2. Прием и сопровождение гостей

• Встреча, приветствие и регистрация заранее запланированных визитеров.
• Оперативное уведомление сотрудников о прибытии гостей.
• Сопровождение посетителей до переговорной комнаты или кабинета сотрудника.
• Создание комфортных условий во время ожидания: предложение напитков, информирование о дальнейших действиях.
• Оформление и выдача разовых пропусков для физических лиц и транспортных средств.
• Соблюдение пропускного режима и корпоративных стандартов приема гостей.

3. Хозяйственное обеспечение офиса

• Контроль и пополнение запасов канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, расходных материалов (вода, чай, кофе).
• Обеспечение сотрудников необходимыми средствами организационной техники и канцелярией.
• Контроль за состоянием оргтехники и организация ее ремонта через сервисные службы.
• Поддержание чистоты и порядка в ресепшн-зоне, кухне, переговорных комнатах и на рабочих местах.
• Еженедельный полив комнатных растений.

4. Информационно-организационная работа

• Оперативное предоставление справочной информации руководителю и сотрудникам (контакты, расписания, данные).
• Сбор, обработка и ввод информации в базы данных.
• Организация поздравлений сотрудников с днем рождения и праздниками (массовые рассылки).
• Взаимодействие с филиалами компании по организационным вопросам.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в секретарем/администратором офиса;
• Уверенный пользователь ПК, знание Word, Excel;
• Знание делового этикета и основ делопроизводства;
• Внимательность, ответственность, пунктуальность, аккуратность, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• График работы: понедельник-пятница с 9:00 до 18:00;
• Испытательный срок 3 месяца;
• Оформление по ТК РФ;
• Официальная заработная плата;
• Офис м. Павелецкая.