Ассистент по документообороту

Основная цель роли:

Организация и контроль полного цикла документооборота проекта: от составления и отправки документов до отслеживания их прохождения, согласования и хранения. Создание и систематизация таблиц и отчётов. Поддержка руководителя в задачах по документообороту и деловой коммуникации.

Что предстоит делать:

• Подготовка, оформление и проверка документов (договоры, акты, письма и прочие), с акцентом на точность формулировок и соответствие деловому стилю.
• Отправка документов на согласование, контроль выполнения, логирование статусов.
• Сканирование, архивирование и ведение учёта подписанных документов (включая физические сканы при необходимости).
• Ведение и обновление таблиц (Excel) для систематизации информации: сроки, статусы, контрагенты и т.д.
• Сбор информации для руководителя: формирование сводок, отчётов, объединение данных в структурированные таблицы.
• Ведение деловой переписки, отслеживание писем и задач.

Что мы ждем:

• Опыт работы с документооборотом — не менее 1–2 лет, предпочтительно офис‑менеджером, административным ассистентом или схожей ролью.
• Высокая внимательность к деталям, аккуратность, педантичность.
• Умение видеть и исправлять ошибки, корректно формулировать мысли в документах и письмах.
• Уверенное владение Word, Excel (в т. ч. формулы, сводные таблицы), опыт работы с таблицами для планирования и отчётности.
• Понимание делового этикета и правил деловой переписки.
• Навыки самостоятельной работы, ответственность, способность доводить задачи до результата без постоянного надзора.
• Готовность к редким выездам в офис (не более 1–2 раз в месяц).

Мы предлагаем:

• Работу в современной профессиональной компании в сфере — фотосток и видеопродакшн

• Полный рабочий день 5/2 с ориентиром на часы с 10:00 до 19:00

• «Белую» заработную плату, без задержек и с прозрачной системой оплаты

• Оформление по Трудовому кодексу РФ с первого дня

• Удалённую работу в базовом формате, с возможностью приезда в офис 1–2 раза в месяц при необходимости

• Возможности профессионального роста и развития в рамках административного документооборота и проектов компании