Специалист по документообороту

Зорка Моби — это международное агентство digital-маркетинга, специализирующееся на разработке стратегий масштабирования бизнеса клиентов с учётом прогноза окупаемости их маркетинговых инвестиций и оценки рисков.
Мы ищем внимательного и ответственного специалиста по документообороту, который станет важной частью нашей команды и возьмет на себя организацию эффективной работы с договорами и сопутствующей документацией. Если вы любите порядок, умеете работать с большим объемом информации и хотите развиваться в современной бизнес-сфере — это отличный шанс для вас!

Что Вас ждет:

Работа с документами

Документооборот по клиентским сделкам:

— Заполнение договоров, приложений и иных документов;

— Ведение переписки и согласование условий с клиентами;

— Контроль и организация подписания, учета и хранения документов;

— Систематизация информации, ведение реестров, контроль сроков;

— Проведение сверок, истребование и предоставление оригиналов, работа с электронной и бумажной документацией;

— Полное ведение документооборота в ЭДО;

— Заполнение и работа с иными документами по запросу руководителя.

Документооборот по подрядчикам:

— Отправка, получение, сканирование и обработка и подгрузка входящих документов в систему (Asana) и электронные архивы;

— Ведение реестров, таблиц учета данных по контрагентам, архивация, организация подписания;

— Поиск и выдача документов, контроль доставки и статуса;

— Взыскание недостающих документов;

— Взаимодействие с курьерскими службами/почтой, оптимизация документооборота.

Кадровый документооборот (по мере необходимости):

— Ведение документации при приеме/увольнении, ее согласование, печать и подписание;

— Выдача техники новым сотрудникам;

— Архивирование и хранение личных дел, заполнение и выдача трудовых книжек и техники (до 10 сотрудников).

Обеспечение офиса (по мере необходимости):

— Заказ канцтоваров, воды, еды и пр. в офис;

— Контроль оплат на оплату интернета, курьеров, доставок и т.п.;

— Работа с арендодателем и организация пропусков (временных, постоянных, материальных).

Качества успешного кандидата:

• Высшее образование (предпочтительно юридическое или экономическое);
• Опыт ведения деловой переписки и работы с первичной документацией (договоры, акты, счета, счета-фактуры и др.);
• Свободное владение ПК, Microsoft Office (Word, Excel и др.) и знание офисной оргтехники;
• Опыт работы с курьерскими службами, службами доставок и тп.;
• Высокий уровень ответственности, самостоятельности и самоорганизации;
• Обладание навыками деловой коммуникации, умение общаться и взаимодействовать с командами и другими людьми;
• Опыт работы в рекламных агентствах, маркетинге или с кадровой документацией будет преимуществом.

Мы молодые и драйвовые, средний возраст по компании - 27 лет. Все общаемся на ты. Поэтому нужен проактивный, легкообучаемый и энергичный человек, на которого можно положиться и который будет всегда на подхвате.

Условия:

• График работы: ПН – ПТ, с 10.00 до 19.00 либо личный рабочий график по согласованию с руководителем;

• Выходной день каждую последнюю пятницу месяца;

• Оплачиваемый выходной в День рождения;

• Компенсация спорта;

• Участие в тренингах и семинарах;

• Performance Review (360 system);

• Корпоративные и тимбилдинговые мероприятия (внутренние и выездные);

• Техника Apple для работы.