Офис-менеджер / Секретарь

Требуется офис/менеджер - секретарь на полную занятость

Место работы: г. Москва (Российский международный олимпийский университет​​​​​​)​
График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00, очное присутствие
Заработная плата: 100 000 рублей (конкретная сумма ЗП оговаривается по итогам собеседования)

Обязанности

1. Организация и обеспечение работы офиса
Обеспечение бесперебойной работы офиса, поддержание чистоты, порядка, уюта и презентабельного внешнего вида помещений.
Контроль качества уборки, состояния рабочих мест, переговорных комнат и зон общего пользования.
Организация закупок и контроль наличия канцелярских, хозяйственных и расходных материалов, воды, чая, кофе и других необходимых принадлежностей.
Разработка и поддержание внутренних административных процессов, направленных на повышение эффективности работы офиса.

2. Организация совещаний и приём гостей
Организация и сопровождение деловых встреч, переговоров, совещаний и мероприятий на высоком организационном уровне.
Подготовка переговорных помещений, технического оборудования, документов и презентационных материалов.
Организация встречи и сопровождения гостей, обеспечение комфортных условий пребывания посетителей.
Контроль сервировки, наличия напитков и необходимых принадлежностей во время проведения встреч.
Ведение графика бронирования переговорных комнат и аудиторий, контроль их готовности и использования.
Обеспечение порядка и готовности помещений до и после проведения мероприятий.

3. Административная поддержка руководства
Организация встреч, совещаний и телефонных переговоров руководителя и заместителя руководителя.
Контроль графика приёма посетителей, координация обращений к руководству и предотвращение незапланированных посещений.
Организационное сопровождение рабочих встреч и выполнение административных поручений руководителя и заместителя руководителя.
Взаимодействие с руководителем и заместителем руководителя по текущим организационным вопросам.
Организация командировок и тревел-поддержка при необходимости.
Контроль исполнения отдельных поручений руководителя и заместителя руководителя, соблюдения установленных сроков.

4. Документооборот и делопроизводство
Организация внутреннего и внешнего документооборота.
Администрирование общего корпоративного электронного ящика, обработка и распределение входящей информации.
Подготовка и оформление служебных писем, протоколов совещаний, приказов и других организационных документов.
Систематизация, хранение и архивирование документации.
Подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов к совещаниям и мероприятиям.

Требования
Опыт работы офис-менеджером, секретарём или административным ассистентом от 1 года (желательно, готовы рассматривать кандидатов без опыта).
Грамотная устная и письменная речь, знание основ делового этикета.
Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), электронными календарями и онлайн-сервисами Яндекса.
Системное мышление, развитые организационные навыки, умение планировать работу и расставлять приоритеты.
Аккуратность, внимательность к деталям, ответственность и пунктуальность.
Инициативность, самостоятельность, готовность оперативно решать возникающие вопросы.
Доброжелательность, коммуникабельность, высокий уровень деловой культуры и ориентация на качественный сервис.
Умение работать в режиме многозадачности.
Опыт работы в сфере спорта или спортивного администрирования будет преимуществом.

Условия
- Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.
- Официальная заработная плата .
Работа в офисе в Москве.
Стандартный график работы: понедельник — пятница, с 09:00 до 18:00.
Работа в профессиональной команде, поддержка коллег.
Возможность профессионального развития и участия в организации деловых и спортивных мероприятий.
Ключевые навыки
Организация работы офиса
Административно-хозяйственное обеспечение
Организация совещаний и переговоров
Приём и сопровождение гостей
Деловой этикет и деловая коммуникация
Документооборот и делопроизводство
Административная поддержка руководства
Контроль исполнения поручений
Подготовка документов и презентаций
MS Office, Excel, сервисы Яндекса