Офис-менеджер / Специалист по КДП

О компании и задаче

Мы — B2B-поставщик FMCG в крупнейшие федеральные сети России (X5 / «Пятёрочка» и «Перекрёсток», «Магнит», «Лента»). Компания растёт кратно, вместе с ней растёт и объём организационных задач вокруг офиса и руководителей — и эта область заслуживает отдельного профессионала, а не распределения между разными людьми по остаточному принципу.

В нашу команду мы ищем ответственного и организационного Офис-менеджера/Специалиста по КДП, который обеспечит бесперебойную работу офиса, организует документооборот, встречи гостей и закупку всего необходимого для комфортной работы сотрудника.

• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, расходных материалов, чай/кофе — так, чтобы в офисе никогда ничего не заканчивалось незаметно.
• Вести личный календарь руководителей: организовывать встречи, планировать командировки, покупать билеты, бронировать отели; искать и структурировать информацию по запросу руководителя.
• Вести документооборот организации: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учёт, архивирование документов.
• Встречать и сопровождать гостей офиса: заказывать пропуска на человека и на парковку, бронировать переговорные — так, чтобы у гостя не возникло ни одной заминки.
• Взаимодействовать с курьерскими службами по приёму и отправке корреспонденции и посылок.
• Организовывать крупные корпоративные мероприятия (стратегические сессии, тимбилдинги, пресс-мероприятия) с привлечением внешних спикеров и представителей СМИ.
• Вести бюджет административно-хозяйственных расходов и координировать подрядчиков (клининг, ремонт офиса, сервисные компании) — от выбора поставщика до контроля качества.
• Выполнять прочие поручения руководства — без напоминаний и по своей инициативе, если видите, что вопрос назрел.
• Ведение кадрового делопроизводства: оформление приемов, увольнений, переводов, отпусков, больничных и командировок
• Подготовка кадровых документов, приказов и дополнительных соглашений.

• Обязателен опыт работы офис-менеджером от 2 лет.
• Опыт работы в крупной компании, международном бренде или государственной структуре — там, где административные процессы выстроены масштабно, а не «на коленке».
• Подтверждённый опыт travel-поддержки: самостоятельно бронировали билеты, отели, оформляли командировки — регулярно, а не разово от случая к случаю.
• Умение выстроить документооборот с нуля или навести порядок в уже существующем.
• Опыт работы с кадровыми документами от 3 лет.
• Ответственность, самостоятельность и умение работать в режиме многозадачности.

• Оформление ТК РФ
• График работы 5/2 -офис
• Офис в Москва-Сити, в башне «Федерация», рядом с метро «Деловой центр»
• Формат: работа в комфортном офисе. Удаленный формат и гибрид не предусмотрены.

Если вам нравится, когда в данных порядок, а в ассортименте появляются новинки, к которым вы приложили руку, — откликайтесь. Будем рады познакомиться!