Персональный ассистент руководителя компании

KRYGINA cosmetics - инновационный бренд декоративной и уходовой косметики для активной городской жизни.

Мы в поиске персонального ассистента руководителя компании
Миссия и суть роли: это человек, который снимает с руководителя всю бытовую и личную организацию, ведёт бартерные договорённости с брендами и обеспечивает административную поддержку: встречи, документы, сервисы, отправки. Подчиняется напрямую руководителю компании.

Зоны ответственности и функционал:

1. Календари: личный календарь разделён по направлениям: мероприятия, рутинные активности (спорт, процедуры, личное время), прочее. Все календари синхронизированы с деловым.
2. Бытовые поручения: столики, записи на стрижку, маникюр, процедуры, передача показаний счётчиков, химчистка и другие регулярные бытовые задачи
3. Съёмочная сумка: комплектация сумки всем необходимым для съёмок, контроль и пополнение расходников (ничего не заканчивается), регулярная проверка состава по чек-листу и его актуализация под конкретные задачи, порядок: всё удобно взять с собой, сумка в любой момент готова к выезду. Также пополнять и готовить проф. кейс по макияжу по чек-листу
4. Поездки: билеты, отели, трансферы, маршруты с учётом состыковок и резервных вариантов
5. Встречи и совещания:

• Организация внутренних и внешних встреч и переговоров, коммуникация с ассистентом по ТГ
• Администрирование совещаний: фиксация решений, meeting reports, контроль исполнения
• Бронирование переговорных, подготовка пространства: вода, кофе, материалы, техника
• Встреча и сопровождение гостей и партнёров

6. Личные поручения и расходы: оплаты подписок и счетов, учёт, отчёт по личным тратам, заказы с маркетплейсов

Требования: что именно нужно уметь

• Удерживать внимание руководителя: фокус и напоминание о приоритетных задачах, актуальных вопросов

• Вести несколько календарей с разными категориями, видеть конфликты с деловым графиком, перестраивать расписание без участия руководителя
• Строить маршруты с учётом состыковок, часовых поясов, резервных вариантов, бронировать авиа, отели, трансферы
• Готовить встречу от площадки до материалов, вести протокол, фиксировать решения и сроки, контролировать исполнение
• Вести учёт личных расходов, готовить отчёты, работать с оплатами и картами руководителя, оформлять заказы на маркетплейсах
• Договариваться с брендами об условиях, формате, сроках, фиксировать обязательства, отслеживать отправки и выполнение
• Подбирать по базе предпочтений, согласовывать, организовывать доставку к дате, напоминать о важных событиях
• Вести реестр сроков личных документов и заранее запускать продление
• Систематизировать предпочтения, адреса, размеры, поддерживать актуальность

• Находить и контролировать подрядчиков, назначать и сопровождать ремонт и сервис

• Работать с ЭДО, сканировать, архивировать, вести учёт оригиналов и их передачу бухгалтерии

• Вести реестр подписок, продлевать вовремя, управлять доступами и паролями, ставить задачи IT-подрядчику

• Вести чек-листы, контролировать остатки, пополнять заранее

• Выбирать сервис под срок и стоимость, отслеживать отправки, работать с тарифами

КЛЮЧЕВЫЕ НАВЫКИ личные качества:

1. Предугадывание. Видеть потребность до просьбы: предложить ресторан для бронирования встречи, напомнить о визе за три месяца, подготовить подарок к дате.
2. Принятие решений в рамках границ. Знать, что решать самостоятельно (трансфер, перенос записи), а что согласовывать (подарок крупного партнёра, расход выше порога).
3. Скорость и надёжность. Срочные запросы выполняются в чётко обозначенные сроки.
4. Деловая переписка и коммуникация. Грамотное общение с подрядчиками, брендами, сервисами на уровне, соответствующем бренду руководителя.
5. Работа с ограниченной информацией. Уточнять коротко и по делу, не перегружая руководителя вопросами
6. Системность. Чек-листы, реестры, структура архива и доступов, чтобы ничего не терялось.
7. Быть на связи.
8. Готовность к командировкам (наличие действующего загран.паспорта)
9. Конфиденциальность (работа под NDA)
10. Дискретность и такт: доступ к личной жизни (включая семью), документам, финансам
11. Стрессоустойчивость: срочные задачи, поездки
12. Ответственность и самостоятельность: доводит задачу до результата без контроля
13. Эмоциональная устойчивость: спокойно реагирует на смену планов и требовательность
14. Опрятный внешний вид, этикет
15. Чувство вкуса: для подарков, выбора мест, оформления бытовых решений, важно в beauty и fashion среде

Требования: на что будем обращать внимание

• Обязательно:

• Опыт работы персональным ассистентом, ассистентом руководителя или секретарём первого лица компании от 3х лет
• Опыт организации поездок, в том числе зарубежных
• Опыт работы с конфиденциальной информацией
• Желательно:
• Опыт работы с публичными фигурами или собственниками бизнеса
• Опыт взаимодействия с брендами или рекламными агентствами (для бартерного блока), личные рекламные контракты
• Опыт работы в beauty, fashion, lifestyle
• Опыт ведения документооборота и работы с ЭДО

Какие этапы предстоит пройти:

1. Свяжемся в мессенджере, чтобы определить удобное время для телефонного интервью

2. На телефонном интервью с HR поговорим о вашем опыте и ожиданиях

3. На очном интервью в офисе с будущим руководителем расскажем как устроен рабочий процесс, обсудим приоритетные цели и задачи бизнеса

4. Отправим оффер, если случится match! :)

Отклики с сопроводительным письмом будут рассмотрены в приоритетном порядке!)

Удачи, ждем ваш отклик!​​​​​​​