Бизнес-ассистент / Личный помощник Собственника бизнеса

Вакансия: Бизнес-ассистент / Личный помощник Собственника бизнеса
Сфера деятельности компании: Fashion & Beauty (Индустрия моды и красоты)

Сегмент: Премиум

Занятость: Полная занятость, только офлайн. Удаленный формат работы не предусмотрен

Локации: Москва или Московская область.

График работы: Базовый график 5/2 с 09:00 до 18:00, но могут быть и срочные задачи вне времени графика, гибкость в рамках рабочей недели необходима.

Формат работы: Смешанный (работа в офисах + выезды на объекты). Работа в разных локациях компании и собственника в Москве и МО

География проектов: Основная операционная деятельность и постоянное личное присутствие — Москва и Московская область. Проекты и задачи по Дубаю (ОАЭ) ведутся и контролируются строго дистанционно и эпизодически из Москвы (регулярных командировок или релокации в Дубай данная позиция не предполагает).

Описание позиции:
Мы открываем новые филиалы и запускаем новые проекты в люкс-сегменте индустрии моды и красоты (Fashion & Beauty) на рынке Москвы и Дубая.

Нам нужен человек с высоким уровнем внутренней культуры, знанием международного бизнес-этикета и пониманием стандартов премиального сервиса.

Основные обязанности:

Ведение деловой переписки по электронной почте. Распределение важных писем и задач по приоритетам

Координация строительно-ремонтных проектов: администрирование процессов по проектированию, строительству и комплектации новых филиалов компании в Москве и Дубае.
Управление подрядчиками: постановка технических заданий, контроль сроков и качества выполнения работ инженерами, дизайнерами, архитекторами и строительными бригадами.
Личное сопровождение: присутствие на рабочих объектах, выездах и встречах руководителя на территории Москвы и Московской области.

Динамическое планирование: оперативная корректировка, перенос или отмена встреч в рабочем календаре в режиме реального времени, эффективное заполнение освободившихся временных слотов.

Управление закупками: активное использование ИИ, самостоятельный поиск товаров и услуг, детальный сравнительный анализ (качество/цена) и закупка ТМЦ как для корпоративных нужд (включая комплектацию филиалов), так и для личных целей руководителя. Делегирование данных задач третьим лицам не предусмотрено.

Международный налоговый контур: мониторинг сроков, организация оплаты налогов: РФ, ОАЭ (Дубай), США

Администрирование бюджетов: ведение финансовой отчетности по личным расходам руководителя; начисление и учет выплат обслуживающему персоналу (водители, бытовой штат, расходы на покупки)

Travel-поддержка:поиск отелей и билетов, логистика, бронирование

Аналитический Beauty-скаутинг в индустрии красоты. Поиск и идентификация эксклюзивных международных косметических брендов сегмента люкс и премиум, не представленных на рынке России.

Требования к кандидату:

• Высшее образование.
• Релевантный опыт работы в должности бизнес-ассистента первого лица компании или руководителя проектов от 3-х лет.
• Продвинутый уровень работы с ИИ: практический опыт интеграции современных нейросетей (ChatGPT, Claude и др.) в рабочие процессы для анализа данных, автоматизации рутинных задач и ускорения поиска информации.
• Опыт управления подрядчиками в сфере строительства, ремонта и проектирования: успешный опыт выстраивания коммуникации и контроля работы дизайнеров интерьеров, архитекторов, инженеров и строительных бригад.
• Опыт в сфере скаутинга, анализа рынка или сильные навыки аналитического сорсинга (преимуществом будет понимание специфики зарубежного рынка косметики премиум/люкс сегмента).
• Уверенное владение экосистемой Apple как основной рабочей средой.
• Понимание базовых принципов налогообложения или готовность оперативно освоить специфику налогового учета в РФ, ОАЭ и США.
• Высокий уровень адаптивности, стрессоустойчивости, системного мышления и строгое соблюдение корпоративной конфиденциальности (NDA).
• Свободное владение устным и письменным английским языком.

Мы предлагаем:

• Фиксированный оклад.
• Оформление по ТК.
• Компенсация транспортных, мобильных и представительских расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей.
• Прямое подчинение собственнику бизнеса.
• Возможность внедрения и тестирования передовых технологических решений (ИИ) в бизнес-процессы компании.
• Скидки на услуги компании.