Бизнес ассистент генерального директора

О компании

Группа компаний «Медстал» — лидер индустрии медицинской мебели в России. Более 20 лет мы являемся надёжным производителем и поставщиком для главных организаций здравоохранения страны. Мы гордимся своей репутацией и старательно её бережём. В нашу команду мы берём только лучших в своём деле.

Описание вакансии

Мы ищем Бизнес-ассистента Генерального директора — специалиста, который сосредоточен на управлении временем руководителя, подготовке внешних встреч и материалов к ним, а также свободно ориентируется в бизнес-процессах компании.

Это не просто позиция помощника — это роль человека, который работает на опережение, понимает логику бизнеса и берёт на себя организацию ключевых внешних коммуникаций руководителя.

Чем предстоит заниматься:

Управление временем Генерального директора:

• Планирование рабочего дня, ведение календаря встреч в Outlook (личное, рабочее расписание, мероприятия)

• Приоритизация задач и встреч, защита времени руководителя от нецелевых обращений

• Составление и корректировка расписания: личного, рабочего, предстоящих мероприятий

• Координация внутренних и внешних встреч, синхронизация участников

Подготовка внешних встреч и материалов:

• Подготовка материалов для внешних встреч: презентации, аналитические записки, отчёты, информационные и справочные материалы

• Представительская функция: деловая переписка с партнёрами, участие в конференциях, выставках, переговорах и деловых встречах, в том числе с иностранными партнёрами

• Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч

• Ведение календаря дней рождения деловых партнёров и топ-менеджмента компании, организация поздравлений и подарков

• Доведение до сотрудников указаний и распоряжений руководителя, контроль их исполнения

Ориентация в бизнес-процессах компании:

• Понимание структуры компании, ключевых процессов и зон ответственности подразделений

• Самостоятельное решение оперативных вопросов, связанных с деятельностью руководителя

• Координация взаимодействия между подразделениями по поручению ГД

• Документооборот и делопроизводство

• Отслеживание материально-технического обеспечения кабинета руководителя и приёмной

Личные поручения и travel-support:

• Выполнение личных поручений руководителя

• Travel-support: авиабилеты, отели, трансферы, визовая поддержка

• Самостоятельное управление повседневными личными вопросами руководителя (банки, налоговая, приставы, страховые компании)

• Комплексное сопровождение объектов недвижимости и автотранспорта (взаимодействие с сервисами, продление страхования, устранение проблем)

• Контроль бюджета и оптимизация затрат

Требования к кандидату:

• Опыт работы бизнес ассистентом — от 5 лет

• Грамотная устная и письменная речь

• Знание английского языка

• Отличное владение ПК: MS Office, графические редакторы

• Знание документооборота

• Навык ведения деловой переписки

• Навык ведения протокола совещания

• Знание этики поведения

• Умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией

• Способность качественно выполнять широкий круг обязанностей

• Умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды

• Доброжелательность, высокая скорость работы

Личные качества:

• Исполнительность и ответственность

• Инициативность в достижении поставленных задач

• Коммуникативность, неконфликтность, гибкость

• Аналитический склад ума

• Понимание бизнес-логики и процессов

Мы предлагаем:

• Оформление: согласно ТК РФ

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00

• Отпуск: 28 дней, оплачиваемый больничный

• Место работы: благоустроенный офис в шаговой доступности от м. Автозаводская, БЦ «Омега Плаза»

• Инфраструктура: комфортная обеденная зона, кофе, чай

• Корпоративная жизнь: мероприятия (дни рождения сотрудников и компании)

• Уровень заработной платы: обсуждается с успешным кандидатом

Кого мы ищем:

Мы ищем бизнес-ассистента, для которого управление временем руководителя — это не просто механическое планирование, а осознанная работа с приоритетами. Человека, который понимает, как устроены бизнес-процессы, умеет готовить качественные материалы для внешних встреч и может стать надёжной для руководителя. Если вы готовы работать на опережение и брать на себя ответственность за результат — будем рады познакомиться!