Делопроизводитель/Офис-менеджер

Москва, улица Щипок

Метро: Добрынинская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация делопроизводства полного цикла: организация и координация документооборота компании (регистрация, обработка, распределение, подписание и архивация всей входящей/исходящей корреспонденции, приказов, распоряжений);
подготовка проектов документов, включая подготовку и редактирование текстов писем, организационно-распорядительных документов, осуществление копирования, сканирования, сшивания и другая работа с документами;
контроль за соблюдением установленного порядка оформления и работы с документами;
отправка почтовой корреспонденции, работа с курьерами;
ознакомление сотрудников с распорядительными документами;
сопровождение процессов настройки, автоматизации и доработки 1C: Документооборот под меняющиеся бизнес-процессы компании, взаимодействие с поставщиком 1С;
консультирование и методологическая поддержка сотрудников компании по правилам работы в 1С: Документооборот, Bitrix 24;
организационное сопровождение совещаний - подготовка материалов, техническое обеспечение переговорных комнат, ведение и рассылка протоколов встреч, фиксация и контроль исполнения резолюций (в отсутствии помощника генерального директора);
обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ, контроль остатков и распределение канцелярии, расходных материалов, бытовой химии, продуктов (чай, кофе, вода) и хозяйственных товаров;
ведение договоров административно-хозяйственного обеспечения, взаимодействие с подрядчиками, арендодателем и управляющей компанией здания. Контроль работы клининга (поддержание порядка, уюта и чистоты в офисе (переговорные комнаты, зона ресепшен, кухня);
организация рабочих мест для новых сотрудников;
учет расходов на нужды офиса, первичная отчетность по АХО, сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию (инвентаризация);
заказ пропусков, прием и координация посетителей офиса, соблюдение стандартов гостеприимства (чай/кофе, ориентация в офисе).

Требования:

От 3-х лет опыта работы в аналогичной должности /в роли ассистента команды/помощника руководителя;
Законченное высшее образование;
Знание документооборота, опыт работы в юридической, банковской, строительной сфере – как преимущество;
Отличные навыки работы с офисными приложениями и системами автоматизации (1С, MS Office, Bitrix,);
Высокий уровень самостоятельности, ответственности и самоорганизованности;
Системность, внимательность к деталям;
Умение работать с большим объёмом информации.

Условия: