Executive & Personal Assistant to the CEO

Automated Communication Solutions Ltd. — динамично развивающаяся IT-компания, специализирующаяся на автоматизации коммуникаций с клиентами на основе инновационных AI-решений. Мы помогаем бизнесам увеличивать конверсию, снижать издержки и строить эффективные клиентские пути.

Ищем Executive & Personal Assistant to the CEO — самостоятельного, организованного и проактивного человека, который сможет стать надёжной опорой для CEO в ежедневных бизнесовых и личных вопросах. Который умеет не просто выполнять поручения, а брать задачу в работу, самостоятельно разбираться в ситуации, находить решения, координировать людей и доводить всё до результата.

Основные задачи

Поддержка CEO

• Ведение и координация календаря CEO.
• Организация бизнес-встреч, звонков, поездок и личных мероприятий.
• Контроль расписания, дедлайнов и изменений в приоритетах.
• Предотвращение накладок и оперативное решение возникающих конфликтов.
• Координация встреч с учётом разных часовых поясов.
• Подготовка необходимой информации и организационных деталей к встречам.

Поездки, визы и релокация

• Организация деловых и семейных поездок: перелёты, проживание, трансферы, маршруты и дополнительные услуги.
• Координация визовых и иммиграционных процессов.
• Выявление потенциальных рисков и своевременное решение проблем.

Research и решение нестандартных задач

• Самостоятельный поиск информации по новым и незнакомым вопросам.
• Поиск и подбор подрядчиков, агентств, специалистов и сервисов.
• Сравнение вариантов по качеству, стоимости, срокам и надёжности.
• Организация процесса от первого запроса до конечного результата.
• Контроль выполнения договорённостей и дедлайнов.
• Быстрое реагирование на срочные и нестандартные задачи.

Personal & Family Assistance

• Организация отдельных личных и бытовых вопросов CEO и его семьи.
• Поиск школ, детских учреждений, нянь, домработниц и других специалистов.
• Организация семейных мероприятий, поездок и встреч.
• Координация личных записей, встреч и других организационных вопросов семьи.

Работа с цифровыми инструментами, документами и конфиденциальной информацией

• Строгое соблюдение конфиденциальности.

• Использование современных digital- и AI-инструментов для поиска информации, организации работы и автоматизации рутинных задач.
• Быстрое освоение новых сервисов и систем.

• B2+ English — необходим для ежедневной коммуникации с людьми и организациями

• Опыт от 2 лет в качестве Executive Assistant, Personal Assistant, Operations/Project Coordinator, Concierge, Relocation Specialist или на аналогичной позиции.

• Высокий уровень самоорганизации и внимательность к деталям.
• Умение самостоятельно искать информацию и находить решения.
• Способность работать с большим количеством параллельных задач.
• Сильные коммуникативные навыки.
• Умение работать с внешними подрядчиками и специалистами.
• Высокий уровень конфиденциальности и деликатности при работе с личной и финансовой информацией.
• Быстрая реакция на изменения и срочные задачи.
• Готовность брать ответственность за результат, а не только за выполнение отдельного поручения.

• Уверенное владение современными цифровыми инструментами.

• Полная занятость.График: Гибкий, но с учетом расписания CEO

• Конкурентный стабильный доход и официальное оформление

• Доступ к задачам CEO крупной IT-компании

• прокачка в AI-инструментах, процессах, автоматизации

• Работа предполагает высокий уровень доверия, самостоятельности и ответственности.