Офис-менеджер / Координатор административного отдела

Бюро АПЕКС — московская проектная компания, основанная в 2014 году и предоставляющая полный спектр услуг с междисциплинарным взаимодействием в единой BIM-среде.

За время существования бюро нашей командой было спроектировано более 200 объектов, в том числе такие знаковые для Москвы, такие как: ГЭС-2, Бадаевский, Центральный телеграф, RED 7, Павелецкая Плаза, Кампус Яндекс, Ростех-Сити, Политехнический Музей, Шестигранник и другие проекты, получившие признание как у профессионалов рынка, так и горожан.

• Возможность работать в динамичной и стремительно развивающейся компании, где каждый день принесет возможности для роста, взаимную поддержку и свободный обмен идеями.
• Гарантированное официальное трудоустройство и стабильная "белая" заработная плата, которая позволит вам чувствовать себя уверенно и безопасно.
• Участие в масштабных и значимых проектах, которые позволят вам проявить свой потенциал и достичь впечатляющих результатов.
• После испытательного срока вы получите возможность оформить ДМС, что обеспечит вас надежной медицинской защитой.
• Возможность постоянного обучения и повышения квалификации, чтобы быть в курсе последних тенденций и развиваться профессионально.
• Активная социальная жизнь, включающая спортивные, разговорные, творческие клубы и корпоративные мероприятия, поможет вам находить баланс между работой и личной жизнью.

Ваша зона ответственности:

• Координация работы зоны ресепшен и обеспечение высокого уровня административного сервиса.
• Координация работы офисных водителей, курьеров и административных помощников, контроль качества и своевременности выполнения задач.
• Распределение административных задач внутри команды, контроль сроков исполнения и загрузки сотрудников.
• Контроль эффективной работы офиса и обеспечение его бесперебойного функционирования.
• Выстраивание и совершенствование административных процессов, разработка регламентов, инструкций, чек-листов и стандартов работы.
• Ведение и систематизация реестров, таблиц, графиков и иной административной отчетности.
• Контроль документооборота и соблюдения внутренних административных процедур.
• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра, подрядчиками и поставщиками услуг.
• Организация закупок товаров и услуг для офиса, контроль поставок, запасов и качества предоставляемых услуг.
• Участие в организации корпоративных мероприятий
• Выполнение административных поручений руководства

Необходимые навыки:

• Опыт работы от 3-х лет
• Опыт координации работы сотрудников административной функции будет преимуществом.
• Умение организовывать людей, выстраивать процессы и контролировать их исполнение.
• Высокий уровень организованности, системное мышление и внимание к деталям.
• Отличное владение Microsoft Office (Excel, Word, Outlook), уверенная работа с таблицами, реестрами и отчетностью.
• Навыки планирования, расстановки приоритетов и эффективной работы в режиме многозадачности.
• Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками и партнерами.
• Проактивность, ответственность и желание развиваться в сфере административного управления.

Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей Компании.

Мы обязательно рассмотрим Ваше резюме в течение 7 дней. Отсутствие ответа в течение недели означает, что по данной вакансии уже был сделан выбор. При этом Ваше резюме будет сохранено в нашей информационной системе и, если подходящая вакансия появится в будущем, мы предложим ее Вам для рассмотрения.