Помощник коммерческого директора / специалист по документообороту

Мы ищем внимательного и инициативного помощника коммерческого директора, который умеет работать с большим объемом информации, анализировать документы, замечать неточности и оперативно вносить корректировки.

Работа предполагает участие в проектах по регистрации медицинских изделий, взаимодействие с государственными органами, сопровождение международных инспекций и организацию внутреннего документооборота компании.

Чем предстоит заниматься

• Выполнять поручения коммерческого директора и контролировать сроки их исполнения.
• Анализировать входящую документацию, проверять ее комплектность, корректность оформления и соответствие установленным требованиям.
• Самостоятельно исправлять выявленные неточности и готовить документы к повторной подаче.
• Составлять отчеты, справки, таблицы и аналитические материалы для руководителя.
• Собирать, систематизировать и предоставлять руководителю данные по запросу.
• Ежеквартально собирать и проверять показатели KPI, выявлять расхождения и готовить сводную информацию для руководителя.
• Участвовать в подготовке и подаче документов для регистрации медицинских изделий в Росздравнадзоре.
• Работать с документацией, подаваемой в Минпромторг России и другие государственные органы.
• Обеспечивать документальное сопровождение российских и международных инспекций.
• Отслеживать статусы поданных документов, сроки получения ответов и необходимость внесения корректировок.
• Организовывать документооборот компании: регистрировать входящие и исходящие документы, договоры и сопроводительные материалы.
• Собирать подтверждающие документы и контролировать сроки действия и исполнения договоров.
• Вести электронные и бумажные реестры, обеспечивать удобный и быстрый поиск документов.
• Формировать дела постоянного и длительного хранения, обеспечивать сохранность служебной документации.
• Выполнять сшивку, сканирование, копирование и подготовку документов к нотариальному заверению.
• Работать с оргтехникой и электронными системами хранения документов.
• Поддерживать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярию и расходные материалы, контролировать состояние помещений и организовывать необходимое обслуживание.

Наши ожидания

• Образование не ниже среднего профессионального.
• Уверенное владение Microsoft Office, особенно Word и Excel.
• Умение работать с формулами Excel, фильтрами, сортировкой, сводными и сравнительными таблицами.
• Навыки составления, заполнения, проверки и систематизации документов.
• Способность работать с большим объемом информации и соблюдать установленные сроки.
• Умение анализировать документы, находить ошибки и самостоятельно вносить корректировки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенная работа с электронной почтой, поисковыми системами, сканерами, принтерами, МФУ и другой офисной техникой.
• Внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и пунктуальность.
• Инициативность и готовность самостоятельно разбираться в новых требованиях и рабочих процессах.
• Коммуникабельность, деловой стиль общения и умение корректно взаимодействовать с коллегами и внешними организациями.

Будет преимуществом

• Опыт работы помощником руководителя, делопроизводителем, специалистом по документообороту или регистрации.
• Опыт взаимодействия с Росздравнадзором, Минпромторгом России и другими государственными органами.
• Опыт работы с регистрационной документацией на медицинские изделия.
• Опыт документального сопровождения проверок или международных инспекций.
• Знание основ делопроизводства и архивного хранения документов.
• Навыки подготовки отчетов и проверки показателей KPI.

Если у кандидата пока недостаточно опыта в регистрации медицинских изделий, но он внимателен, хорошо работает с документами и готов учиться, мы поможем освоить необходимые процессы.

Ключевой портрет кандидата

Для этой позиции нужен не только помощник, выполняющий поручения, а самостоятельный специалист с аналитическим складом ума. Важно уметь разобраться в документах, увидеть ошибку, предложить исправление, проконтролировать срок и довести задачу до результата