Офис-менеджер

Мы ищем ответственного, организованного и позитивного офис-менеджера в компанию "ГросШеф" – Российский производитель полнорационных кормов для кошек и собак.

Нам нужен добрый, инициативный, идейный человек, который умеет поддерживать порядок, внимательно относится к деталям, способен самостоятельно решать текущие административные вопросы и создавать комфортные условия для работы сотрудников и руководства.

Основные обязанности

• Организация бесперебойной работы офиса и административная поддержка сотрудников.

• Приём и распределение входящих и исходящих звонков.

• Работа с электронной почтой, входящей и исходящей корреспонденцией.

• Ведение документооборота: оформление, систематизация и хранение внутренних документов, контроль их актуальности.

• Ведение реестров, работа с архивом, размещение и актуализация внутренних регламентов.

• Организация встреч, переговоров, совещаний, командировок и корпоративных мероприятий.

• Встреча учредителей, руководителей, партнёров и гостей компании.

• Подготовка переговорных комнат и организация чайно-кофейного сопровождения встреч: сервировка, подача и поддержание порядка после завершения переговоров.

• Контроль чистоты, порядка и общего состояния офиса.

• Организация устранения бытовых и технических неисправностей, взаимодействие с администрацией и техническими службами бизнес-центра.

• Оформление пропусков для сотрудников, гостей, курьеров, подрядчиков и автомобилей учредителей и руководителей.

• Получение и отправка документов, корреспонденции и посылок, в том числе через маркетплейсы и пункты выдачи.

• Взаимодействие с типографиями, курьерскими и сервисными службами.

• Получение и передача на подписание первичной документации.

• Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг для офиса.

• Контроль и организация закупок канцелярских, хозяйственных и иных необходимых материалов.

• Поддержание комфортных условий работы сотрудников.

• Административная поддержка руководителей и подразделений компании.

• Ведение необходимой отчётности и контроль исполнения административных задач и процессов.

• Участие в улучшении офисного пространства и внутренних процессов: инициативы по оформлению офиса, повышению комфорта и оптимизации административной работы.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, администратором, ассистентом от 2 лет.

• Высокий уровень ответственности и организованности.

• Доброжелательность, гостеприимство, бесконфликтность.

• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Уверенное владение ПК и стандартными офисными программами.

• Умение работать в режиме многозадачности и самостоятельно расставлять приоритеты.

• Пунктуальность, исполнительность и доброжелательность.

• Хорошие коммуникативные навыки и соблюдение делового этикета.

• Инициативность и готовность самостоятельно решать текущие организационные вопросы.

Условия работы

• Официальное оформление по ТК РФ.

• Стабильная заработная плата с выплатой два раза в месяц.

• Уровень дохода обсуждается по итогам собеседования.

• Полная занятость, работа в офисе 5\2 (пн-пт).

• Адрес офиса: БЦ "Альтеза", Алтуфьевское шоссе, 44, 6 этаж.

• Работа в стабильной, развивающейся FMCG-компании.

• Дружный коллектив и комфортная рабочая атмосфера (до 15 человек)

Если вы умеете организовывать процессы, цените порядок, внимательны к людям и деталям и хотите стать важной частью команды, будем рады познакомиться.

При отклике на вакансию укажите желаемый уровень заработной платы.