Администратор/Ресепшен/Секретарь/Офис менеджер

Ищем администратора на ресепшен в офис для нашего клиента, международной компании, лидера в своем направлении. Поиск на период декретного отпуска основного сотрудника.

Это позиция для человека, на котором держится порядок в офисе: встреча гостей, документооборот, взаимодействие с поставщиками, всё, без чего офис не работает. Отдельный блок задач, охрана труда и пожарная безопасность; это самостоятельное направление, за которое предусмотрена отдельная доплата.

Что предстоит делать

Ресепшен и гости:

• встречать и регистрировать гостей, заказывать пропуска, предлагать чай/кофе;
• принимать и распределять входящие звонки;
• готовить переговорные комнаты к совещаниям.

Документы:

• принимать, регистрировать, обрабатывать и сортировать входящую и исходящую корреспонденцию;
• работать с курьерскими службами;
• копировать, сканировать, брошюровать документы;
• вести архив документов;
• работать в 1С и Excel, поддерживать базу данных в актуальном состоянии.

Жизнеобеспечение офиса:

• взаимодействовать с поставщиками услуг, необходимых для бесперебойной работы офиса;
• заказывать билеты, гостиницы и такси для сотрудников;
• выполнять поручения непосредственного руководителя.

Охрана труда и пожарная безопасность:

• разрабатывать, согласовывать и актуализировать локальные нормативные акты;
• организовывать обучение сотрудников;
• организовывать и координировать проведение СОУТ.

Что для нас важно:

• опыт работы на ресепшен или в административной поддержке офиса от 1 года;
• уверенный пользователь ПК;
• английский язык на базовом уровне (A2) для переписки и приёма звонков;
• грамотная устная и письменная речь;
• пунктуальность, внимательность, умение спокойно работать в многозадачности;
• аккуратность в работе с большим объёмом информации и документов.

Будет плюсом опыт ведения документации по охране труда и пожарной безопасности.

Что предлагаем

• оформление по ТК РФ с первого дня; позиция на время декретного отпуска основного сотрудника;
• ДМС;
• график 5/2, с 8:30;
• после успешного прохождения испытательного срока (3 месяца) возможен гибридный формат работы;