Ассистент команды

Ищем не просто офис-менеджера, а человека, который станет настоящей палочкой-выручалочкой для всей команды: внимательного, инициативного и неравнодушного к людям и результату.

Эта роль подойдет тому, кто умеет держать в фокусе сразу несколько задач, быстро находить решения и создавать вокруг себя порядок, комфорт и доброжелательную атмосферу.

Что предстоит делать

Офис и команда

• Заботиться о бесперебойной работе офиса: заказывать воду, канцтовары, продукты и необходимые материалы.
• Взаимодействовать с техническими службами и подрядчиками.
• Встречать гостей и организовывать комфортный прием посетителей.
• Контролировать своевременную оплату счетов и пополнение корпоративных сервисов.
• Заказывать брендированную и мерч-продукцию.
• Организовывать корпоративные мероприятия, поздравления, подарки и памятные даты.
• Отправлять документы и корреспонденцию почтой и через экспресс-службы.
• Принимать и распределять входящие звонки и корреспонденцию.

Отдел продаж

• Готовить договоры и другие документы по утвержденным шаблонам.
• Организовывать командировки сотрудников.
• Помогать в подготовке и проведении встреч с клиентами.
• Обеспечивать менеджеров необходимыми документами и информацией.

Топ-менеджмент

• Частично вести календарь руководителя и помогать планировать встречи.
• Быстро находить необходимую информацию, документы и подрядчиков.
• Готовить отчеты о выполненной работе.
• Подготавливать документы и договоры.
• Взаимодействовать с партнерами и внешними исполнителями.
• Выполнять личные и рабочие поручения руководителя.

Финансовый отдел

• Запрашивать у контрагентов счета, акты и другие закрывающие документы.
• Отслеживать срочные платежи и своевременно эскалировать вопросы.
• Помогать в сборе дебиторской задолженности.
• Работать в системе электронного документооборота.
• Контролировать движение документов и своевременное предоставление информации ответственным сотрудникам.
• Фиксация расходов.

Кого мы ищем

Нам важно не только то, что вы умеете, но и то, как вы взаимодействуете с людьми. Мы будем рады видеть в команде человека, который:

• имеет опыт работы ассистентом от 1 года;
• уверенно работает с офисными программами и Google Документами;
• умеет работать с договорами и другими деловыми документами;
• имеет опыт организации командировок и travel-сопровождения;
• умеет работать с системами электронного документооборота;
• знаком с современными ИИ-инструментами и использует их в работе;
• умеет расставлять приоритеты и соблюдать сроки;
• спокойно работает в режиме многозадачности;
• обладает аналитическим складом ума и внимательностью к деталям;
• проявляет инициативу и не ждет указаний в очевидных ситуациях;
• умеет быть тактичным, доброжелательным и надежным партнером для коллег.

Что особенно важно

В этой должности много разных задач и взаимодействия с людьми. Поэтому мы особенно ценим:

• эмпатию и искреннюю заботу о команде;
• готовность прийти на помощь;
• деловую активность и самостоятельность;
• ответственность за результат;
• дружелюбие и позитивный настрой;
• способность быстро переключаться между задачами, сохраняя качество работы.

Условия

• Работа в дружном коллективе.
• Уютный и комфортный офис.
• Лояльное руководство и открытое взаимодействие.
• Оборудованное место для приема пищи и отдыха сотрудников.
• Бизнес-центр с парковкой, столовой, кофейней и фитнес-центром.
• Разнообразные задачи и возможность быть важной частью работы всей команды.
• Возможность развивать навыки в административной, документальной, организационной и ассистентской работе.

Как откликнуться

В отклике кратко расскажите о своем опыте работы ассистентом, примерах организации командировок или мероприятий, а также о том, какие ИИ-инструменты и офисные программы используете в работе.

Если вам нравится помогать людям, наводить порядок в процессах и делать так, чтобы у команды всё работало слаженно, будем рады познакомиться!