Секретарь на ресепшн/Офис-менеджер

Секретарь в Hoff:

• Взаимодействует с другими дирекциями и отделами компании.
• Координирует встречу и прием посетителей, клиентов, деловых партнеров.
• Информирует сотрудников соответствующих подразделений о посетителях и целях их визита, согласовывая при необходимости вопросы о переносе или отмене встречи.
• Ориентирует посетителей по маршруту движения внутри офиса.
• Организует подачу чая и кофе для посетителей и руководства.
• Принимает и распределяет входящие звонки.
• Курирует процесс изготовления визитных карточек для работников.
• Принимает, регистрирует и распределяет поступающую корреспонденцию.
• Обеспечивает немедленную доставку корреспонденции получателю.
• Осуществляет отправку почты, фиксируя данные в соответствующем журнале учета.
• Контролирует подписки на периодические издания и отслеживает их поступление.
• Взаимодействует с внешней курьерской службой по вопросам обмена почтой и ведения учета отправлений.
• Обрабатывает и распределяет корпоративную электронную почту.
• Заказывает питьевую воду для руководства офиса по мере необходимости.
• Оформляет пропуска на территорию бизнес-центра для посетителей.
• Формирует заявки на платежи, в рамках своих трудовых обязанностей.
• Оформляет командировки для работников в качестве помощи руководителю, а также поддерживает командировки на время отпуска руководителя (бронирование отелей, билетов, такси, трансфера, ведение отчета).
• Ведет расписание переговорных комнат.

Жми «откликнуться» если ты:

• Обладаешь опытом работы от 1 года в административной сфере;
• Владеешь навыками деловой переписки;
• Являешься уверенным пользователем офисных программ - Outlook, Excel, Word. Знание DocFlow и 1C станет преимуществом;
• Разбираешься в основах документооборота и первичных документов;
• Придерживаешься делового этикета, отличаешься доброжелательностью и высоким уровнем грамотности.

Работа в Hoff сегодня:

• Стабильность (официальное оформление, белая заработная плата, квартальные премии, соблюдение трудового законодательства).
• Непрерывное развитие (бесценный опыт коллег, тренинги и курсы, богатая электронная библиотека).
• Социальная поддержка (ДМС, включающая стоматологию, полис для выезжающих за рубеж; льготные условия оформления страховки для членов семьи).
• Скидки на товары компании, интересные предложения от компаний-партнеров.
• Комфортный офис и никакого дресс-кода (ст. метро Улица 1905 года, м. Шелепиха корпоративный транспорт от метро).