Офис-менеджер/Хозяйка/Хозяин офиса

Приветствуем тебя, будущий коллега!

НТЦ «Конструктор» — аккредитованная ИТ-компания, которая проектирует, разрабатывает и внедряет цифровые решения для строительства и развития масштабных объектов промышленной и городской инфраструктуры. Мы создаем цифровые двойники территорий и объектов капитального строительства, обеспечивая интеграцию данных и эффективное управление проектами на всех уровнях.

С 1989 года НТЦ «Конструктор» работает в сфере цифровизации и автоматизации проектирования. Наша экспертиза подтверждена более чем 500 проектами в строительстве — от гражданских объектов до промышленных предприятий, энергетических комплексов и объектов транспортной инфраструктуры.

Ключевые направления деятельности компании:

- создание многомерных геоинформационных систем;

- разработка систем управления инженерными данными;

- разработка информационных моделей и проектирование;

- геодезия и кадастр, инвентаризация и учёт активов;

- образовательные курсы по внедрению и эффективной эксплуатации решений.

И сейчас мы находимся в поиске офис-менеджера!

Основные задачи и обязанности

1. Административная поддержка и работа с клиентами:

- прием, встреча и размещение посетителей офиса;

- организация и администрирование встреч: бронирование переговорных комнат, подготовка оборудования для офлайн- и онлайн-совещаний (Zoom, Teams и т.д.), обеспечение необходимых материалов;

- распределение и обработка входящих телефонных звонков, фиксация информации;

- выполнение отдельных поручений руководства;

- взаимодействие с арендодателем и другими внешними организациями;

- административная и организационная помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий компании: конференции, деловые встречи, праздничные и т.п. (взаимодействие с площадками, кейтерингом, подрядчиками, подготовка материалов, координация участников).

2. Поддержание работоспособности и комфорта офиса:

- контроль за чистотой и порядком в рабочих зонах, переговорных комнатах, координация работы клининговой службы;

- своевременный заказ, учет и распределение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, питьевой воды;

- организация и поддержание запасов снэков, чая, кофе и и тп для кухни;

- контроль за работоспособностью офисной техники и оборудования для конференц-связи.

3. Документооборот и организационная поддержка:

- регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной);

- подготовка и оформление организационных документов (письма, запросы и тп);

- организация отправки и получения почты (курьерские службы, «Почта России»);

- трэвел-поддержка сотрудников: помощь в организации командировок (подбор и бронирование билетов, отелей и тп), подготовка документов;

- работа в специализированных системах (например, Bitrix 24, PLM — обучение предусмотрено);

- помощь сотрудникам в подготовке презентаций и документов, работа с архивом.

Мы ожидаем:

• опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер/администратор/секретарь) от 1 года;
• отличное знание ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint) и офисной техники;
• опыт организации встреч и навыки работы с системами для видеоконференц-связи;
• грамотная устная и письменная речь, знание делового этикета;
• навыки деловой коммуникации по телефону и при личном общении;
• аккуратность, внимательность к деталям, исполнительность и инициативность;
• ответственность, умение работать в команде и соблюдать субординацию;
• организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности;
• навыки организационной поддержки мероприятий (event management) будут значительным преимуществом;
• опыт работы с системами электронного документооборота будет преимуществом.

Сотрудничество с нами — это:

• работа в компании с дружным, профессиональным коллективом и поддержкой руководителя;
• трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня;
• заработную плату, обсуждаемую по итогам собеседования;
• график работы: 5/2;
• комфортный офис в 7 минутах ходьбы от м. Дмитровская;
• увлекательные и запоминающиеся мероприятия с командой;
• возможности для профессионального роста и развития внутри компании.

Присоединяйтесь к нам на пути к технологическим вершинам. Давайте вместе строить будущее, где технологии работают на вас!