Офис-менеджер

Привет! Мы HEX.TEAM – специализируемся на проектах в сфере связи, информационных технологий и кибербезопасности.
А ещё мы поддерживаем активных преподавателей России в сфере инженерного образования и помогаем им с материальным обеспечением технических кружков и участвуем в организации олимпиад для школьников.

Задачи, которые предстоит решать:

• Административная поддержка: взаимодействие с управляющей компанией по хозяйственным вопросам, оформление пропусков для сотрудников, автомобилей и гостей.
• Забота об офисе: поддержание порядка и уюта в общих зонах (кухня, зоны отдыха, кофемашины). Ежедневная подготовка переговорных комнат к 10:00 и поддержание порядка в них в течение дня.
• Встреча гостей: бронирование переговорных комнат, подготовка к встречам (чай, кофе, угощения).
• Обеспечение сотрудников: ежедневный заказ обедов и свежих фруктов; еженедельная закупка канцелярии и необходимых офисных принадлежностей.
• Корпоративная культура: помощь в организации внутренних мероприятий, заказ подарков на дни рождения коллег, сезонное оформление офиса к праздникам (Новый год, Хэллоуин, 14 февраля и др.).
• Работа с корреспонденцией: прием, учет и отправка входящих/исходящих писем, работа с документами (посещение отделения почты 1–2 раза в неделю).
• Первичная документация: приемка счетов, актов, накладных и приказов. Взаимодействие с контрагентами (запрос закрывающих документов, их сбор и передача в бухгалтерию или делопроизводителю).
• Финансовая отчетность: ежемесячное оформление авансовых отчетов по корпоративной карте (до 5 числа каждого месяца), подготовка писем на возврат денежных средств и служебных записок.
• Помощь команде: оперативное копирование, сканирование и архивирование документов по запросу.
• Снабжение: ведение и контроль закупок под нужды конкретных проектов, заказ фирменной атрибутики и мерча.
• Закупки: приобретение необходимых позиций через различные площадки, а также контроль баланса в личных кабинетах служб доставки (ВкусВилл, Достависта).
• Курьерская служба: организация и координация доставок.
• Организация командировок: сопровождение поездок сотрудников (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц).

Опыт и навыки, которые точно нужны:

• Опыт работы офис-менеджером от 1 года;
  Опыт ведения хозяйственной деятельности: взаимодействие с управляющей компанией (заказ пропусков на ключи и автомобили), организация доставок и закупка офисных принадлежностей, фруктов, обедов и фирменной атрибутики.
• Высокий уровень самоорганизации: внимание к деталям и поддержанию чистоты (ежедневная подготовка переговорных комнат, порядок на кухне и в зонах отдыха), готовность помогать в организации мероприятий и оперативно выполнять поручения руководства.
• Опыт Travel-поддержки: опыт самостоятельной организации командировок, включая покупку билетов и бронирование гостиниц.
• Опыт работы с документооборотом: успешный опыт обработки входящих и исходящих писем, а также ведения учета документов.
• Инициативность, внимательность к деталям;
• Умение работать в режиме многозадачности – самостоятельно расставлять приоритеты, переключаться и планировать;

Что взамен:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы с 09:30 до 18:30;
• ДМС или частичная компенсация фитнеса;
• Отсутствие дресс-кода (мы лояльны к любому проявлению личного стиля);
• Доступ в закрытый сервис скидок и промокодов;
• Горячие обеды в офисе;
• Подарки от компании на день рождения;
• Корпоративная библиотека;
• Корпоративные мероприятия и активности.