Офис-менеджер / администратор

«Федерация Камня» — компания премиум‑сегмента, реализующая проекты «под ключ» с использованием натурального камня (мрамор, гранит, оникс и др.) для дизайна интерьеров. Работаем с девелоперами, генподрядчиками и дизайн‑бюро на объектах в России, Европе и странах Персидского залива.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и делопроизводство:

• Ведение документооборота компании: регистрация входящих/исходящих документов;
• Формирование архива;
• Административная помощь: сканирование, копирование, прошивание документов и т. п;
• Составление внутренней документации компании;
• Организация протоколирования внутренних встреч; применение специализированного ПО для ведения протоколов еженедельных совещаний.​​​​​​​

Организация офисной среды и хозяйственное обеспечение:

• Контроль и поддержание порядка в офисе, соблюдение принципа ежедневной готовности к встречам гостей;
• Осуществление контроля над состоянием порядка и чистоты в офисе;
• Восстановление и пополнение хозяйственного инвентаря, средств для уборки, канцелярских принадлежностей и других ТМЦ;
• Подготовка и обеспечение рабочих мест сотрудников канцелярскими принадлежностями, техническими средствами, мебелью;
• Организация ремонтных работ в офисе;
• Организация технического обслуживания и ремонта оргтехники; обеспечение бесперебойной работы офисного оборудования;

Коммуникации, встречи и приём посетителей:

• Встреча посетителей офиса, заказ пропусков для них;
• Обновление Welcome list; оформление и актуализация подписей электронной почты;
• Организация видеоконференций (внутренних и внешних);
• Подготовка корреспонденции для отправки (Почта России, экспресс‑почта, СДЭК), работа с курьерскими службами.

Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками и внешними организациями:

• Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса; взаимодействие с УК (поиск подрядчиков, заключение договоров, получение счетов, контроль оплаты, закрывающих документов, контроль выполнения услуг);
• Контроль и организация оплаты сервисов связи: телефоны, интернет, Битрикс24, ПО, топливные карты, такси;
• Оформление корпоративных сим‑карт для сотрудников, контроль своевременной оплаты счетов оператора «МегаФон», ведение личного кабинета;
• Взаимодействие с ИТ‑поддержкой;
• Ведение Битрикс24, взаимодействие с тех.службой;
• Поиск и заказ брендированной продукции.

Командировки, корпоративные мероприятия и организационная поддержка:

• Участие в организации командировок: закупка и бронирование авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, заказ такси, ведение личных кабинетов поставщиков услуг;
• Контроль и организация поздравлений с праздниками сотрудников, партнёров и клиентов;
• Организация team building и корпоративов.

Учёт, контроль и поручения:

— Организация, учёт и контроль рабочего времени сотрудников;

• Выполнение служебных и личных поручений руководителя.

Вашим преимуществом будет:

— Высшее образование;

• Релевантный опыт в административной работе от 2-х лет;
• Навыки работы с ИИ;
• Ответственность, исполнительность, коммуникабельность, навык работы в режиме многозадачности, командный дух.

Мы предлагаем Вам:

— Достойную систему мотивации: высокий оклад плюс оплата за выполнение KPI‑показателей;

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы;
• Возможности карьерного и финансового роста;
• Работу в комфортном офисе и дружном коллективе;
• График 5/2 (09:00–18:00), выплату зарплаты 2 раза в месяц;
• Приятные бонусы в офисе: чай, кофе, снеки, конфеты, самокаты.

Как откликнуться:

В сопроводительном письме кратко (1–2 абзаца) расскажите, какой опыт у вас есть в организации документооборота и административной поддержки, а также приведите 1 пример, как вы оптимизировали какой‑либо офисный процесс.