Административный помощник

Алматы, проспект Достык, 85А

Метро: Абая

Показать контакты

Описание вакансии

Ключевые обязанности

Административная и организационная поддержка директора проекта
Организует и координирует рабочий календарь директора проекта, включая встречи, совещания, визиты, командировки и иные мероприятия.
Обеспечивает подготовку помещений, материалов, повесток, списков участников и организационное сопровождение встреч.
Ведет контроль поручений директора проекта, отслеживает сроки исполнения и своевременно информирует о статусе выполнения.
Выполняет ежедневные административные задачи, включая копирование, сканирование, ввод данных, поиск информации и работу с офисной техникой.
Документооборот, отчетность и деловая переписка
Готовит проекты писем, служебных записок, сопроводительных писем, протоколов, отчетных форм и иных документов по поручению директора проекта.
Собирает информацию от соответствующих подразделений проекта для подготовки отчетности, писем и управленческих материалов.
Обеспечивает проверку, согласование, подписание и рассылку документов в соответствии с установленными процедурами и сроками.
Соблюдает требования конфиденциальности при работе с отчетами, персональными данными, служебной и проектной информацией.
Взаимодействие и координация офисных процессов
Взаимодействует с подразделениями проекта, корпоративными функциями, подрядчиками, поставщиками и внешними организациями по административным вопросам.
Обеспечивает организационную поддержку визитов гостей, рабочих групп, представителей подрядчиков и участников проекта.
Координирует запросы по офисным ресурсам, оборудованию, расходным материалам, доступам и иным административным потребностям офиса директора проекта.
Поддержка административно-кадровых процессов
Ведет табель учета рабочего времени сотрудников офиса директора проекта в пределах установленного процесса.
Выступает контактным лицом по административно-кадровым вопросам, включая табели, заявления на отпуск, приказы и иные документы, связанные с повседневной административной поддержкой сотрудников.
Координирует передачу соответствующих документов и информации в HR и иные профильные подразделения в установленные сроки.
Поддержка отчетности и соблюдение проектных процедур
Знакомится с процедурами и требованиями проекта, применимыми к подготовке и представлению отчетности.
Готовит отчетные формы, сопроводительные письма и обеспечивает их проверку соответствующими руководителями подразделений.
Получает подписанные сопроводительные письма и отчетные формы у соответствующего руководителя / директора проекта и обеспечивает их рассылку согласно процедурам проекта.
Строго соблюдает сроки рассылки отчетности и рассматривает сведения, используемые в отчетах, как конфиденциальную информацию.
Поддержка документооборота и архивации проектной документации
Оказывает помощь центру контроля документации при обработке различных документов и подготовке передачи документации.
Обеспечивает аккуратное ведение, систематизацию и передачу административных и проектных материалов в соответствии с установленными требованиями.
Поддерживает корректное оформление и хранение документов, связанных с административной деятельностью офиса директора проекта.
Требования к должности
Среднее специальное или высшее образование.
Опыт работы в административной сфере не менее двух лет.
Высокий уровень владения русским и английским языками, включая устную и письменную деловую коммуникацию; знание казахского языка является преимуществом.
Уверенное владение компьютером, офисной техникой, программами MS Office и интернет-ресурсами.
Высокий уровень коммуникативных и межличностных навыков, способность взаимодействовать с сотрудниками разных организационных уровней, а также с подрядчиками, поставщиками и внешними сторонами.
Организованность, ответственность, внимательность к деталям и способность рационально планировать рабочее время при выполнении значительной части задач самостоятельно.
Способность выполнять разносторонние задачи, работать в условиях нескольких приоритетов и сохранять стрессоустойчивость.
Соблюдение профессиональной манеры речи и поведения, корпоративных политик, процедур проекта и требований конфиденциальности.
Готовность к сверхурочной работе при производственной необходимости.