Офис менеджер / Ассистент Директора

Один из крупнейших частных инвестиционных холдингов Казахстана, более 30 лет реализующий масштабные проекты в сфере девелопмента, промышленности, торговли и финансового сектора, приглашает в команду Офис-менеджера / Ассистента директора.

Компания ведёт крупные инвестиционные и инфраструктурные проекты, в том числе с участием международных партнёров, подрядчиков и консультантов.

Мы ищем организованного, самостоятельного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя обеспечение ежедневной работы офиса, административную координацию и ассистентскую поддержку одного из директоров компании.

Это комбинированная роль для человека, который умеет поддерживать порядок в большом количестве текущих вопросов, самостоятельно решать организационные задачи, быстро переключаться между разными направлениями работы и доводить поручения до результата.

Зона ответственности

Организация работы офиса

• Обеспечение бесперебойной и комфортной работы офиса;
• Координация текущих административных и хозяйственных вопросов;
• Заказ канцелярии, воды, расходных материалов и других необходимых товаров;
• Взаимодействие с поставщиками, курьерскими, клининговыми, сервисными и другими подрядными организациями;
• Контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками;
• Организация встреч и приёма посетителей;
• Координация переговорных комнат и подготовка пространства к встречам;
• Работа с корреспонденцией, курьерскими отправлениями и входящими документами;
• Взаимодействие с сотрудниками компании по текущим административным вопросам;
• Контроль порядка и общего уровня организации офисного пространства.

Ассистентская поддержка директора

• Организация и координация рабочего графика директора;
• Планирование встреч, переговоров и других мероприятий;
• Подготовка необходимой информации и материалов к встречам;
• Контроль поручений, договорённостей и сроков их исполнения;
• Организация командировок и поездок: билеты, размещение, трансферы, бронирования;
• Ведение деловой переписки на русском и английском языках;
• Коммуникация с партнёрами, подрядчиками и сервисными организациями;
• Поиск, сбор и систематизация необходимой руководителю информации;
• Решение текущих организационных вопросов в течение рабочего дня.

Личные поручения директора

• Выполнение отдельных личных и бытовых поручений Руководителя;
• Организация личных поездок, бронирований, встреч и мероприятий;
• Взаимодействие с сервисными службами и различными организациями по поручению Руководителя;
• Контроль исполнения личных поручений.

Требования к кандидату

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или ассистентом руководителя от 3 лет;
• Опыт самостоятельной организации работы офиса и решения административных вопросов;
• Высокий уровень самоорганизации и развитые навыки тайм-менеджмента;
• Умение одновременно вести несколько задач, правильно расставлять приоритеты и не терять детали;
• Самостоятельность и инициативность — способность не только принять задачу, но и довести её до конечного результата;
• Английский язык — не ниже уровня B2+, уверенная устная и письменная коммуникация;
• Знание корейского языка будет существенным преимуществом;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенное владение MS Office и современными цифровыми инструментами;
• Ответственность, тактичность и соблюдение конфиденциальности;
• Гибкость, доброжелательность и высокая культура коммуникации.

Что мы предлагаем

• Конкурентный уровень заработной платы, обсуждается индивидуально в зависимости от опыта и компетенций кандидата;
• 13-я заработная плата;
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РК;
• Полная занятость и стабильный формат работы;
• Современный комфортный офис в верхней части Алматы;
• Постоянная языковая практика
• Работа в крупной стабильной компании с международными проектами и партнёрами;
• Профессиональная среда и возможность глубоко погрузиться в работу крупного бизнеса;
• Возможность долгосрочного развития внутри компании.

Мы открыты к кандидатам с разной профессиональной мотивацией. Эта позиция подойдёт как специалисту, который рассматривает административную и ассистентскую функцию как стабильную долгосрочную роль, так и кандидату, заинтересованному в дальнейшем профессиональном и карьерном развитии внутри компании.

Для сотрудников, готовых постепенно расширять свою зону ответственности, компания предоставляет возможности для роста: по мере погружения в бизнес и накопления необходимого опыта специалист сможет подключаться к крупным проектам компании, принимать участие в их координации и постепенно переходить к более сложным проектным задачам.

Карьерный рост не является обязательным условием позиции — для нас одинаково важны как профессиональная стабильность в административной функции, так и потенциал сотрудника к дальнейшему развитию внутри компании.

Что важно понимать про роль

Это не позиция классического секретаря и не только административно-хозяйственное сопровождение офиса.

Мы ищем человека, который сможет держать на себе организацию повседневной работы офиса и одновременно быть надёжным ассистентом директора.

В течение дня задачи могут быть совершенно разными: организовать встречу, решить вопрос с подрядчиком, проконтролировать документы, подобрать билеты, найти необходимую информацию или услугу, выполнить личное поручение Директора и убедиться, что вопрос действительно закрыт.

Поэтому для этой роли особенно важны организованность, самостоятельность, здравый смысл, скорость реакции, внимание к деталям и умение доводить задачи до результата.