Офис-менеджер

Санкт-Петербург, набережная реки Мойки, 75-79В

Метро: Адмиралтейская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществление приема, первичной обработки и сортировки входящей корреспонденции, направление ее по адресатам;
Ведение регистрации и учета входящих, исходящих и внутренних документов;
Осуществление отправки исполненных документов по адресатам;
Обеспечение систематизации и хранения документов текущего архива, формирование дел в соответствии с номенклатурой;
Подготовка документов и составление описи дел для передачи в архив организации;
Обеспечение сохранности служебных документов, соблюдение правил работы с конфиденциальной информацией;
Обеспечение бесперебойной работы офиса: контроль наличия канцелярских товаров, расходных материалов и хозяйственных принадлежностей;
Организация взаимодействия с управляющей компанией и обслуживающими организациями по вопросам ремонта помещений, клининга и исправности оргтехники;
Координация работы курьерской службы, такси и транспортных служб;
Организация встреч посетителей, проведения совещаний и переговоров (включая заказ напитков, подготовку помещений);
Осуществление организационной поддержки командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц, оформление виз) и по поручению руководителя — подготовка авансовых отчетов;
Участие в организации корпоративных мероприятий и создании комфортной рабочей атмосферы.

Требования:

Высшее образование;
Опыт работы офис-менеджером/делопроизводителем от 3х лет;
Знание порядка работы с документами, схемами документооборота, правилами регистрации и контролем исполнения;
Знание правил делового этикета, ведения переговоров и телефонных переговоров;
Знание правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда и противопожарной безопасности;
Опыт работы в 1С.

Условия: