Административный менеджер/ Офис-Менеджер

Media Insight — рекламное агентство, работающее на рынке закупки и размещения рекламы в Санкт-Петербурге.

Мы ищем административного менеджера, который возьмет на себя организацию работы офиса и административных процессов компании.

Это самостоятельная роль для человека, который умеет держать под контролем несколько задач одновременно, замечает, что можно улучшить, и не ждет отдельного поручения на каждый шаг.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и административные процессы

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• сбор и поддержание в актуальном состоянии кадровой, внутренней документации и документов по подрядчикам;
• контроль счетов и оплат;
• подготовка административной отчетности для руководителя;

Управление офисом

• обеспечение офиса всем необходимым: канцелярией, мебелью, хозяйственными товарами и другими расходными материалами;
• поиск, выбор и взаимодействие с поставщиками и подрядчиками;
• координация работы IT-, курьерской, ремонтной и клининговой служб;
• контроль состояния офиса и оперативное решение возникающих вопросов.
• подготовка рабочего места для новых сотрудников.

Сотрудники и внутренние мероприятия

• ведение графика отсутствий сотрудников;
• организация корпоративных мероприятий и встреч с клиентами;
• контроль праздничных дат, организация поздравлений и закупка подарков.

Развитие процессов

• участие в оптимизации административных процессов;
• внедрение новых процессов в Битрикс24 совместно с разработчиками;
• поиск возможностей сделать внутреннюю работу компании удобнее и эффективнее.

Дополнительные задачи

• замещение бизнес-ассистента генерального директора на период его отпуска.

Нам важно

• опыт работы в административной или офисной роли от 2 лет;
• системность и внимательность к документам, срокам и цифрам;
• умение самостоятельно организовывать свою работу и доводить задачи до результата;
• инициативность — вы не только замечаете проблему, но и предлагаете решение;
• способность работать с несколькими задачами одновременно и правильно расставлять приоритеты;
• хорошие коммуникативные навыки и умение находить общий язык с разными людьми;
• уверенное владение ПК и офисными программами;
• готовность развиваться и постепенно расширять зону ответственности.

Что мы предлагаем

• официальное оформление;
• график 5/2, с 10:00 до 18:30;
• комфортный офис на Васильевском острове, рядом с м. Спортивная;
• понятный и комфортный онбординг — поможем постепенно погрузиться в задачи, процессы и работу команды;
• ДМС после прохождения испытательного срока;
• мотивационные выплаты по результатам работы;
• возможность самостоятельно выстраивать и улучшать административные процессы;
• возможность профессионального и карьерного роста вместе с компанией;
• работу в развивающемся рекламном агентстве с живой рабочей средой и интересными задачами.

Если вам нравится наводить порядок, вы умеете самостоятельно организовывать процессы и хотите влиять на то, как работает компания, будем рады познакомиться.