Секретарь/офис-менеджер

Санкт-Петербург, Подольская улица, 35

Метро: Технологический институт 2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Встреча гостей и посетителей (контроль вэлком зоны);
Организация работы с посетителями руководителя;
Travel-поддержка руководителей и коллег (заказ билетов, бронирование гостиниц);
Регулярное взаимодействие с сотрудниками АХО по вопросам обеспечения рабочих мест, закупки расходных материалов, эксплуатации систем в здании;
Замена на время отсутствия специалиста по АХО (отпуск, болезнь);
Выполнение работ по подготовке переговорных для совещаний/встреч;
Приготовление и подача чая/кофе во время переговоров;
Сканирование, копирование рабочих материалов, документации;
Прием и распределение телефонных звонков;
Подготовка рассылок для сотрудников компании;
Организация питания руководителя и представителей делегаций (крайне редко);
Информирование руководителя о регламенте и приближении намеченных мероприятий, встреч;
Прием, регистрация и распределение по отделам входящих доставок;
Осуществление работы с первичной документацией: приём, проверка на соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам, регистрация;
Обеспечение сохранности и организация хранения документов (листы посетителей и пр.);
Подготовка по указанию руководителя рабочих материалов, необходимых для его работы (крайне редко);
Работа с таблицами Excel, ввод данных, владение сводными таблицами и другими базовыми инструментами Excel;
Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя;

Требования:

Пунктуальность: своевременный старт рабочего дня помогает команде выполнять задачи в срок;
Высшее или среднее профессиональное образование;
Релевантный опыт работы на данной позиции от 3 лет;
Соблюдение делового дресс-кода;
Знание и соблюдение делового этикета;
Уверенное знание MS Office, Outlook;
Презентабельный внешний вид.