Офис‑менеджер (документооборот и административная поддержка)

СМК-ИНЖИНИРИНГ — динамичная и надежная инжиниринговая компания полного цикла. Мы специализируемся на реализации промышленных и гражданских объектов «под ключ»: от проектирования и снабжения до строительства и ввода в эксплуатацию.
Мы ищем организованного специалиста, который возьмёт на себя жизнеобеспечение офиса, документооборот и административную поддержку команды и руководителя.​​​​​​​

Обязанности:

• Обеспечивать бесперебойную жизнедеятельность офиса: заказывать расходные материалы, контролировать хозяйственные вопросы;
• Вести документооборот: принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию и документы, вести реестр, контролировать сроки исполнения, обеспечивать оперативный документооборот между подразделениями компании, формировать и отправлять исходящую корреспонденцию через «Почту России», курьерские службы и экспресс‑доставку, формировать и хранить архивы; работать в crm-системе Битрикс24;
• Принимать и распределять входящие звонки, консультировать по базовым вопросам, переключать на профильных сотрудников, фиксировать сообщения и передавать информацию ответственным лицам;
• Работать с электронной почтой: обрабатывать входящие письма, отвечать на типовые запросы, сортировать и маршрутизировать корреспонденцию, следить за сроками ответов;
• Организовывать встречи и совещания: согласовывать графики участников, бронировать переговорные комнаты, создавать ссылки, подготавливать пространство и необходимое оборудование;
• ​​​​​​​Оказывать travel‑поддержку сотрудникам и руководителю: бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов; взаимодействие с корпоративными тревел‑сервисами или агентствами (оформление бронирований, внесение изменений, отмены)
• Писать письма и служебные записки в деловом стиле, готовить шаблоны и типовые тексты, согласовывать с руководителем;
• Выполнять текущие поручения руководителя, оперативно реагировать на срочные задачи, соблюдать приоритеты и сроки исполнения;
• Поддерживать клиентоориентированный подход при взаимодействии с внутренними и внешними клиентами: вежливо и корректно обрабатывать запросы, решать типовые вопросы, своевременно эскалировать сложные случаи.

Требования:

• среднее специальное или высшее образование;
• опыт работы офис‑менеджером / администратором / помощником от 3 лет;
• уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), Битрикс24, знание систем электронного документооборота, опыт внедрения и администрирования СЭД — будет преимуществом;
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки;
• организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
• стрессоустойчивость, доброжелательность, высокий уровень клиентоориентированности;
• готовность к выполнению разноплановых поручений и поддержанию порядка в офисе.

Мы предлагаем

• конкурентоспособную заработную плату (обсуждается индивидуально по итогам собеседования)
• График работы 5/2, 9.00 -18.00
• официальный трудовой договор
• комфортный офис в бизнес-центре
• возможности для профессионального роста

  Мы ищем специалистов, которые:

  · Стремятся участвовать в знаковых, сложных проектах.

  · Ценят профессиональную среду и командную работу.

  · Готовы вносить вклад в создание промышленных объектов будущего.

  Присоединяйтесь к нашей команде, чтобы вместе строить новые технологические горизонты.