Бизнес-ассистент компании/операционный помощник

Solergy (Солерджи) — технологическая компания, развивающая рынок шеринга солнечных электростанций в России.Компания растёт, систематизирует процессы и ищет бизнес-ассистента, который станет правой рукой руководителя и поддержкой всей команды — продаж, инженерии, строительства и эксплуатации.

📋 Обязанности

📩 Административное обеспечение офиса и жизнедеятельности компании

Организация бесперебойной работы офисного пространства и логистика.

• Обеспечение офиса и склада всем необходимым: закупка канцелярии, воды, хозяйственных товаров, контроль оплаты аренды и коммунальных услуг.
• Встреча гостей, оформление пропусков, организация переговорных комнат.
• Приём, обработка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль маршрутизации документов.
• Организация поездок, командировок и корпоративных мероприятий (бронирование билетов, отелей, трансферов, выбор площадок).
• Ведение календаря дней рождения сотрудников и партнёров, подготовка поздравлений и организация событийных активностей.

🗂️ Полный цикл документооборота и договорная работа

Юридическое и документальное сопровождение деятельности компании.

• Ведение общего документооборота организации: регистрация, контроль подписания, систематизация и архивация документов (в т.ч. с использованием 1С и ЭДО).
• Подготовка и оформление договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, сертификатов и сопутствующих бумаг с учётом юридических нюансов.
• Составление деловой корреспонденции, официальных писем, презентационных и маркетинговых материалов для внутреннего и внешнего использования.
• Ведение протоколов совещаний: фиксация ключевых решений, постановка задач, контроль исполнения поручений.

📌 Управление партнёрами, подрядчиками и внешними командами

Координация внешних ресурсов и контроль качества услуг.

• Организация полного цикла взаимодействия с внешними партнёрами: подготовка документов, ведение переписки, координация встреч с руководством.
• Поиск, отбор и управление подрядчиками по различным направлениям (5+ направлений) — контроль выполнения работ от старта до финального результата
• Синхронизация задач между внешними командами, обеспечение бесшовного взаимодействия и соблюдение сроков.
• Координация работы с рекламными агентствами и участие в коммуникациях по продвижению (включая взаимодействие по платформе OZON в части ценовой политики и SEO-оптимизации).

📈 Операционная и управленческая поддержка (Project Management)

Управление процессами, сроками и внутренней отчётностью.

• Распределение задач по команде и контроль исполнения дедлайнов; ведение календаря проектов, встреч и ключевых дат.
• Координация рабочих процессов между отделами (продажи, инженерия, стройка, эксплуатация) для обеспечения целостности проектов.
• Сбор, систематизация и интерпретация данных для подготовки аналитических отчётов по итогам работы компании (поддержка управленческих решений).
• Ведение отчётности по всем направлениям деятельности, подготовка сводных материалов и презентаций для руководителя и совещаний.
• Оптимизация системы учёта с целью ускорения формирования отчётности, сокращения рутинных операций и автоматизации процессов ежемесячного планирования.

💡 Персональная поддержка руководителя

Администрирование задач и конфиденциальная работа первого лица.

• Подготовка материалов к внутренним и внешним совещаниям, встречам и переговорам.
• Работа с конфиденциальной информацией и документами ограниченного доступа.
• Выполнение организационных поручений, не вошедших в стандартные регламенты (включая ведение социальных сетей руководителя совместно с личным ассистентом).

👨‍💻 Технические задачи и IT-поддержка (в рамках компетенции)

Обеспечение работоспособности цифровой и офисной инфраструктуры.

• Администрирование системы Bitrix 24: обеспечение стабильной работы, консультирование пользователей, устранение ошибок, доработка функционала под бизнес-задачи.
• Настройка и поддержка работоспособности пакета Microsoft Office для сотрудников, подключение и техподдержка офисного оборудования (принтеры, сканеры, техника для конференций).
• Администрирование серверного оборудования (настройка, техническое обслуживание, обеспечение безопасности и бесперебойной работы) — при наличии квалификации.
• Разработка чётких технических заданий для IT-специалистов и дизайнеров (внутренних и внешних) для исключения недопонимания и контроля результата.

🎯 Участие в HR-процессах (кадровая поддержка)

Содействие в подборе, адаптации и развитии персонала.

• Участие в подборе сотрудников (в рамках компетенции): разработка и внедрение системы поиска, скрининга и адаптации новичков.
• Организация и проведение обучающих мероприятий для персонала, участие в разработке программ наставничества.
• Взаимодействие с сотрудниками по организационным вопросам, помощь в адаптации к внутренним регламентам.

📊 Требования

Опыт работы ассистентом, офис-менеджером, координатором проектов или в административной роли (от 2 лет).

• Навык разработки регламентов, положений, блок-схем и презентаций.
• Опыт работы с договорами и подрядчиками (выбор, тендер, переговоры, контроль исполнения).
• Умение системно работать с большими объёмами информации.
• Грамотная письменная и устная речь, знание бизнес-этики.
• Самоорганизация, инициативность, умение расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности.
• Владение Excel / Google Sheets, CRM, офисными и облачными инструментами (Notion, Trello, Google Workspace)

⚡ Условия

Работа в быстрорастущей компании, создающей новый рынок солнечной энергетики в России.

• Возможность влиять на процессы и участвовать в масштабировании бизнеса.
• Работа в офисе рядом с м.Калужская.
• Официальное оформление, стабильная зарплата и премии.
• Перспективы роста до операционного менеджера или исполнительного директора.

💰 Зарплата: от 120 000 ₽, обсуждается по результатам собеседования.

📩 Как откликнуться :

Если вы заинтересованы в данной вакансии, начните свое сопроводительное письмо со слов «Я идеальный кандидат потому что ….. »