Административный менеджер (офис-менеджер)

Группа компаний БелИнтерФлоу занимается инжинирингом и поставкой оборудования для химической, нефтехимической и энергетической промышленности с 2005 года. Наш коллектив имеет многолетний опыт в подборе, поставке, шеф-монтаже и гарантийном обслуживании крупного технологического оборудования.

На сегодняшний день компания располагает двумя представительствами:

• Россия г. Москва;
• Беларусь г. Минск.

Нашими клиентами являются : ПАО «СИБУР ХОЛДИНГ», ПАО «НК «РОСНЕФТЬ», ОАО «МОЗЫРСКИЙ НПЗ, ОАО «НАФТАН», ПАО «ЛУКОЙЛ», ПАО «ГАЗПРОМ НЕФТЬ», ПАО «ФосАгро», АО «УРАЛХИМ», ПАО «АКРОН» и другие крупнейшие предприятия.

Наша цель — сделать выбор оборудования максимально простым, выход на требуемые параметры – гарантированным, а эксплуатацию – надежной и безопасной.

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (класса А): контроль порядка, чистоты, наличия расходных материалов, исправности оборудования и решения текущих бытовых вопросов;

• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра, клинингом, техническими и сервисными подрядчиками по вопросам эксплуатации офиса;

• Организация закупок для офиса: канцелярия, хозяйственные товары, вода, чай/кофе, расходные материалы, контроль остатков и своевременное пополнение запасов;

• Ведение административного документооборота: письма, служебные записки, протоколы, памятки, архивирование и контроль конфиденциальности документов;

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, курьерскими отправками, документами и посылками;

• Организация командировок сотрудников: билеты, гостиницы, трансферы, визы;

• Организация приема посетителей и гостевого сервиса: пропуска, встреча гостей, сопровождение в переговорные, подготовка напитков и переговорных комнат;

• Учёт административных расходов: такси, командировки, курьерские услуги, хозяйственные расходы, подготовка отчётности;

• Оформление и сопровождение заявок на оплату административных расходов, взаимодействие с бухгалтерией и финансовой службой;

• Работа с арендаторами офисных помещений при наличии: координация показов, сопровождение заезда/выезда, оформление актов приёма-передачи, взаимодействие с управляющей компанией и контроль соблюдения правил пользования помещениями;

• Выполнение поручений руководителя.

Нам важны:

• Высшее образование: экономическое, гуманитарное, менеджмент;
• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, секретарем или ассистентом от 2х лет;
• Практический опыт организации работы офиса, взаимодействия с подрядчиками, курьерскими службами и бизнес-центром;

• Опыт ведения документооборота и делопроизводства;

• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Битрикс.24, мессенджеры, сервисы бронирования и курьерские сервисы;

• Умение анализировать данные, находить решения, управлять затратами;
• Высокая организованность и системность, умение держать под контролем несколько задач одновременно;
• Проактивность и умение самостоятельно доводить админ вопросы до результата;
• Аккуратность, чувство порядка и комфорта офисной среды;
• Презентабельный внешний вид, деловой офисный стиль в одежде;
• Доброжелательность и тактичность, отличные коммуникативные навыки.

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня. Полностью белую заработную плату;
• График работы 9.00-18.00 (суббота, воскресенье и праздничные дни – выходные);
• Программу ДМС, включающую стоматологию;

• Насыщенную корпоративную культуру: Интересные корпоративные мероприятия, поздравления сотрудников со значимыми событиями;

• Команду профессионалов: Дружелюбная и поддерживающая атмосфера, возможность учиться и развиваться вместе с лидерами в своей области;

• Прекрасные условия для работы: Комфортное современное рабочее место, обеспеченное всеми необходимыми ресурсами. Современный офис в Бизнес-центре класса А: 10 мин пешая доступность от метро, подземный паркинг, фитнес-центр.

Если Вы готовы к новым вызовам и хотите развиваться в стабильном холдинге вместе с нами, мы будем рады видеть Вас в нашей команде!