Секретарь Правления

Компания МЕДИПАЛ специализируется на комплексном обеспечении учреждений системы здравоохранения лекарственными препаратами и изделиями медицинского назначения.

Мы в поиске Секретаря Правления.

Мы ждём от Вас:

• Опыт работы в роли секретаря топ-менеджмента от 2-х лет.
• Английский язык не ниже Upper-Intermediate, свободное владение устной и письменной речью.
• Опыт ведения деловой переписки и переговоров на английском языке с внешними партнерами.
• Опыт ведения полного цикла документооборота (входящий, исходящий, внутренний) в электронной системе документооборота (1С ДО или аналоги).
• Уверенное владение 1С: Управление торговлей (создание счетов, договоров, актов) на уровне уверенного пользователя.

• Продвинутый уровень MS Office 365: Outlook (сложное планирование встреч, управление почтой), Excel (формулы, сводные таблицы), Word (оформление документов по стандартам), PowerPoint (создание презентаций).

• Навык организации совещаний и встреч: планирование, рассылка приглашений, подготовка материалов, протоколирование.

• Опыт полного цикла организации командировок: бронирование билетов и гостиниц, визовая поддержка, подготовка авансовых отчетов.

• Опыт организации приема гостей и делегаций (встреча, размещение в переговорных, кофе-брейки, трансфер).

• Опыт работы с системами бронирования (билеты, гостиницы) и офисной телефонией.

• Безупречная грамотность, навыки многоуровневой коммуникации с сотрудниками всех уровней и внешними партнерами.

• Соблюдение стандартов конфиденциальности и этики делового общения.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот:

• Обеспечение входящего документооборота: регистрация, передача, хранение входящих документов.

• Обеспечение внутреннего документооборота: подготовка, регистрация, контроль согласования внутренних документов, сбор подписей, передача в структурные подразделения.

• Обеспечение исходящего документооборота: проверка документов, передача на подпись руководителям.

Административная поддержка:

• Контроль графиков совещаний Правления, подготовка материалов к совещаниям, протоколирование встреч (при необходимости).

• Организация гостевого сервиса и приема посетителей.

• Обеспечение приемных и переговорных комнат необходимым оборудованием, канцелярией, хоз.товарами, продуктами питания. Контроль чистоты и порядка в рабочих кабинетах Правления.

• Заказ и оформление пропусков, взаимодействие со структурными подразделениями.

• Формирование заявок на командирование: выбор и бронирование гостиниц, сопровождение визовых вопросов, формирование авансовых отчетов.

Взаимодействие с отделами и выполнение поручений:

• Подготовка авансовых отчетов, служебных записок, заявлений на отпуск, путевых листов для сотрудников Правления.

• Внесение счетов на оплату, актов, договоров в 1С по запросу сотрудников Правления.

• Подготовка исходящих писем, отчетов и других материалов по запросу Правления.

• Выполнение поручений непосредственного руководителя.

Условия работы:

• Работа в представительском офисе по адресу: м. Фрунзенская, Комсомольский пр-т, 19А в шаговой доступности от метро.
• Пятидневная рабочая неделя, суббота и воскресение - выходные дни.