Секретарь

Международная группа «Бюро Веритас», лидер в области оказания услуг по сертификации продукции и услуг, оценке соответствия, тренингам и консультациям открывает вакансию Секретарь в г. Санкт-Петербург.

Основанная в 1828 г. компания «Бюро Веритас» является мировым лидером в области испытаний, инспекций и сертификации. Высококачественные услуги «Бюро Веритас» помогают заказчикам соответствовать возрастающим требованиям в сфере качества, безопасности, охраны окружающей среды и социальной ответственности.

-«Бюро Веритас» в мире - это: 75 000 сотрудников, 1400 офисов и лабораторий в 140 странах, 400 000 заказчиков, 8 основных направлений деятельности, в которых мы занимаем лидирующие позиции.

Обязанности:

• прием-распределение телефонных звонков;
• встреча визитеров, клиентов, информирование охраны о пропуске посетителей;
• организация документооборота между офисом и подразделениями филиала;
• оформление и составление деловых писем;
• организация курьерских отправок корреспонденции филиала.

  Делопроизводство:

• регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

• контроль доведения организационно-распорядительных документов до адресатов ( в том числе через ЭДО);

• учет и хранение договоров, ведение журналов учета;

• выписка доверенностей, ведение их учета. Архивное дело:

• организация мест для хранения документации;

• подготовка документов к сдаче в архив;

• систематизация дел, ведение их учета;

• составление внутренних описей документов;

• ведение журнала выдачи-возврата архивных дел;

• организация выдачи документов из архива.

  Офис-менеджмент:

• сбор заявок и заказ канцелярии, расходных материалов по филиалу;

• контроль чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с УК БЦ;

• обеспечение запаса воды, чая, кофе, хозтоваров;

• бронирование билетов и гостиниц для сотрудников филиала.

Требования:

• опыт работы секретарем/офис-менеджером от 1 года;
• знание основ делопроизводства и архивного дела;
• свободное владение ПК, работа с базовыми программами (Word, Excel, PowerPoint);
• опыт работы с 1С:Предприятие 8.3 является большим плюсом;
• умение работать с базами данных и системами ЭДО (Saby);
• коммуникабельность, ответственность, внимательность;
• умение разбираться с новой информацией.

Условия:

• постоянная работа в стабильной компании;
• бонусы по результатам работы на основании индивидуальных показателей эффективности;
• предоставление полиса ДМС, включая стоматологию и страхование выезжающих за рубеж (после испытательного срока);
• компенсация фитнеса;
• профессиональное развитие и обучение.