Офис-менеджер / Секретарь с функцией личного помощника

• Прием и распределение входящих звонков
• Обработка входящей почты (электронной и бумажной) и отправление писем, посылок
• Прием/ведение/распределение входящей и исходящей документации
• Сканирование / копирование документов для сотрудников офиса
• Тревел - поддержка сотрудников и руководителя компании(согласование и оформление авиа/жд билетов, визовая поддержка, бронирование гостиниц), организация и планирование поездок; регистрация на рейсы
• Встреча гостей офиса; заказ пропусков на парковку и вход гостей
• Взаимодействие с поставщиками услуг компании (аренда офиса, связь, канцелярия, почта, курьерские службы и др.)
• Заказ и согласование с руководителем мебели/рабочих мест для сотрудников
• Заказ воды, канцтоваров, кофе, чая, молока и т.д. для внутреннего пользования сотрудников (контроль пополнения, поиск лучшей цены и ответственного поставщика/ков)
• Учет расходов по поставленным услугам обслуживания офиса: сбор накладных, проведение анализа выполненных заявок и сверка с выставленными счетами; передача корректных документов в бухгалтерию
• Оформление заявок на изготовление визиток для сотрудников
• Обновление телефонного справочника сотрудников с контактной информацией
• Информационные рассылки для сотрудников офиса и фабрики
• Деловая переписка
• Организация корпоративных мероприятий
• Подготовка поздравлений и заказ букетов сотрудников офиса
• Поддержка отделов компании в работе с документацией
• Выполнение персональных поручений непосредственного руководителя и руководителя компании
• Предоставление необходимой отчетности
• Контроль работы специалистов клининга

Количество сотрудников в офисе - 30 человек.

- Высшее образование

- Опыт работы от 5 лет

- Умение анализировать данные

- Иметь профессиональный имидж; обладать знанием делового этикета

- Хорошо владеть речью и письмом

- Проявлять ответственность, внимательность, собранность и аккуратность в выполнении задач

- Обладать хорошей памятью

- Хорошо ориентироваться во времени

- Вести деловую переписку (знание правил деловой переписки)

- Быть энергичной, проявлять инициативу

- Быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами, гасить и не провоцировать конфликтные ситуации

- Проявлять мотивацию /заинтересованность к работе

- Коммуникабельность

- Стрессоустойчивость

- Уметь адекватно воспринимать критику

- Уметь расставлять приоритеты

- Достигать желаемого результата, при нацеленности на скрупулезное выполнение процессов

- Организаторские способности

- Уверенный пользователь ПК (MS Office)

- Желательно знание английского языка (средний уровень)

- График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;

- Оклад + годовая премия