Администратор офиса

Операционное управление офисом:

• контроль наличия офисных принадлежностей, продуктов питания (чай, кофеи т. д.) и заказ необходимых расходных материалов;
• взаимодействие с подрядчиками (курьеры, клининговые службы, мастера по ремонту оборудования, IT-специалисты);
• управление пространством: контроль чистоты и порядка в общих зонах, переговорных комнатах, на кухне;

Приём посетителей и коммуникации:

• встреча гостей и клиентов, предложение напитков, сопровождение к нужным сотрудникам;
• обработка звонков и почты: фильтрация и распределение входящих вызовов, работа с электронной почтой, сортировка физической корреспонденции;
• информационное обеспечение: предоставление справок сотрудникам и клиентам по внутренним правилам и процедурам;

Административная и секретарская поддержка:

• управление графиками и календарями: планирование встреч, совещаний, конференций, бронирование переговорных комнат;
• организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и подготовка маршрутов для руководителей и сотрудников;
• документооборот: подготовка писем, отчётов, презентаций; ведение реестров и архивирование документов (физических и цифровых);
• протоколирование: ведение записей во время совещаний и распределение задач по их итогам;

Поддержка HR и финансового отделов:

• он бординг: помощь в подготовке рабочего места для новых сотрудников, выдача пропусков, ознакомление с офисом;
• первичная бухгалтерия: обработка счетов, контроль оплаты аренды и коммунальных услуг, ведение отчётности по мелким расходам;
• помощь в организации корпоративных мероприятий (праздников, тимбилдингов, конференций);

Административно-хозяйственные задачи:

• контроль технического состояния офисных помещений, организация ремонта и технического обслуживания;
• взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации здания;
• координация работы технического персонала (курьеры, уборщики, сантехники, электрики);
• подготовка офиса к рабочему дню и закрытию (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение оргтехники и т. д.);

Работа с документами и ресурсами:

• оформление необходимых документов для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов, техническое обслуживание и ремонт оргтехники и т. п.;
• ведение учёта материальных ценностей офиса, участие в инвентаризациях;

Дополнительные аспекты:

• знание основы организации труда, трудовое законодательство, правила внутреннего трудового распорядка, нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• в зависимости от специфики компании могут добавляться специфические функции, например, работа с CRM-системами, облачными сервисами, управление контентом в корпоративных соцсетях;

Ключевые навыки:

• владение офисными программами (MS Office, Google Workspace), CRM-системами, инструментами планирования и другими цифровыми инструментами.
• также важны коммуникативные навыки, организованность, многозадачность, стрессоустойчивость и другие личностные качества.

Требования:

• Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности - помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет.

Условия:

• оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск;
• достойная заработная плата, своевременная и официальная выплата;
• обучение и персональное наставничество.
• график 5/2 с 9.00 - 18.00 часов;
• дружный и профессиональный коллектив;