Бизнес - ассистент руководителя

деревня Румянцево, офисный парк Комсити

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организовывать деятельность Аппарата;
Формировать в установленном в Обществе порядке проекты, повестки совещаний, организовывать работы по подготовке совещаний, проводимых Генеральным директором, его докладов и выступлений, а также иных необходимых аналитических и справочных материалов;
Формировать доклад материалов, по которым требуется решение Генерального директора и иных документов с соответствующими предложениями по результатам их подготовки Аппаратом к рассмотрению Генеральным директором;
Организовывать работу Аппарата по подаче и получению Обществом документов, отправлений, корреспонденции в любых почтовых отделениях, службах курьерской доставки, федеральных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, иностранных и международных организациях, других организациях;
Проводить анализ корреспонденции, поступающей на имя Генерального директора, предоставлять Генеральному директору соответствующие материалы, направлять корреспонденцию в установленном порядке в соответствии с распределением обязанностей в канцелярию Общества;
Издавать распоряжения и выдавать поручения по вопросам работы Аппарата;
Рассматривать проекты приказов, других поступивших документов и направлять указанные документы в структурные подразделения Общества для подготовки к рассмотрению Генеральным директором;
Обеспечивать ГД подготовленные проекты приказов, распоряжений, поручений и иных материалов, по которым требуется решение Генерального директора;
Представлять Генеральному директору предложения о структуре Аппарата, утверждение штатной численности Аппарата;
Осуществлять общий контроль за исполнительской дисциплиной во всех структурных подразделениях Общества;
Организовывать и контролировать исполнение указаний, распоряжений и поручений Генерального директора;
Запрашивать и получать информацию о профильной деятельности от руководителей прямого подчинения Генеральному директору, директоров направлений, начальников департаментов, начальников управлений, начальников отделов, проводить анализ и представлять на решение Генеральному директору;
Организовывать встречи (очные, ВКС, звонки) - определять время и место встречи, оповещать участников, отслеживать принятие приглашений всеми участниками встречи, собирать необходимые материалы для встречи;
Присутствовать на совещаниях по поручению Генерального директора с целью ведения, оформления, согласования протоколов встреч/совещаний;
Вести деловую переписку, в т.ч. на английском языке;
Планировать командировки Генерального директора.

Требования:

Образование высшее;
Опыт работы помощником/бизнес ассистентом первых лиц компании не менее 5 лет;
Опыт работы на руководящих должностях не менее 3 лет;
Знание программ: MS Office (Outlook (календарь, контакты), Word, Excel/, PowerPoint), 1С ДО;
Самостоятельность в выполнении рабочих задач, ответственность, коммуникабельность.

Условия: