Офис-менеджер

Москва, проспект Мира, 33к1

Метро: Достоевская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Координация и коммуникации: организация совещаний, рассылка повесток и протоколов.

Информирование участников о решениях, доведение задач, контроль их исполнения.
Ведение протоколов совещаний
Делопроизводство/документооборот внутри офиса.
Организация и поддержка работы офиса, включая управление электронной почтой и телефонными звонками.
Работа с курьерскими службами и водителями.
Поиск необходимой текущей информации в интернете.
Выполнение корпоративных поручений и заданий руководителя. Контроль выполнения поручений
Распечатка и брошюровка документов и проектов. Сканирование.
Поддержание порядка и работоспособности офиса (заказ воды, чай/кофе, одноразовая посуда, бытовая химия, канцтовары и т.д.), взаимодействие с арендодателем - по вопросам парковки, пропусков, замене лампочек, прохода на территорию и прочее
Встреча и welcome-сопровождение гостей, партнеров, клиентов.
Управление документацией: ведение договоров, контроль и учет во внутренних системах компании (ведение архива проекта, структурирование папок и документов).

Ведение официальной переписки с заказчиками и субподрядчиками (отправка счетов, отгрузочных и проч.)
Подготовка и оформление проектных документов, справок по запросу.

Решение организационных вопросов в рамках проекта, взаимодействие со специалистами заказчика/субподрядчика.
Планирование и контроль: мониторинг прогресса реализации проекта, отслеживание сроков, статусов и отклонений

Требования:

Релевантный опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора.
Уверенный пользователь ИИ.
Умение быстро находить информацию в интернете, анализировать, делать выводы.
Высокие навыки планирования и тайм-менеджмента.
Внимательность к деталям, аккуратность и точность в работе с документами и данными.
Грамотная устная и письменная речь.
Умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками на разных уровнях, подрядчиками и посетителями.
Опрятность, ухоженный внешний вид, стрессоустойчивость, ответственность, умение держать фокус внимания

Условия:

Работа в быстроразвивающейся компаний, которая развивает новые инновационные направления;
График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
Конкурентная заработная плата (обсуждается индивидуально по итогам собеседования);
Работу в деловой, уважительной среде, где важен результат и порядок.
Поддержку руководства и открытое взаимодействие с командой.