Бизнес-ассистент собственника / Операционный координатор

Я - собственник EuropeHair (производство и продажа изделий из волос).

Сейчас бизнес в фазе пересборки части процессов и управленческой модели. Нужен не "помощник", а структурный координатор, который держит контур задач: фиксирует, систематизирует и доводит до результата.
Команда: 8 человек + подрядчики.

Это не роль COO (управлять всем бизнесом не нужно).
Это роль инженера порядка: превращать хаотичный поток вводных в работающую систему.

Ваша роль

Вы - интерфейс между моей головой, задачами и командой.
Я даю ввод (голосовые, идеи, черновики).
Вы возвращаете:

• четкий список задач с приоритетами,

• дедлайны и ответственных,

• критерии "Сделано" (DoD),

• контроль исполнения и прозрачные статусы.

Если задача сырая — Вы задаете уточняющие вопросы сразу, а не через 3 дня. Если видите логическую дыру - указываете на нее.

ВАЖНО: Кого я точно НЕ ищу (Стоп-факторы)

Не тратьте свое время, если:

1. У вас очная учеба / сессии / дипломы. Мне нужен фул-тайм сотрудник, у которого работа — приоритет №1.

2. Вы работаете по принципу «Я передала, а они не сделали». Вы отвечаете за то, чтобы задача была доведена до результата: эскалации, контроль, блокеры, дедлайны.

3. Вас пугают Excel и Google-таблицы. Если вы не можете собрать данные в сводную таблицу или настроить фильтр — мы не сработаемся.

4. Вы ждете, пока вам разжуют каждый шаг. Мне нужен человек, который умеет самостоятельно находить решения и приносить варианты

5. Вы пропадаете со связи или обижаетесь на сухой тон. Мы работаем быстро и по делу.

Что Вы будете делать

1) Входящий поток -> структура

• фиксируете все поручения (текст/аудио) в едином формате

• декомпозируете сложные задачи на подзадачи сортируете: сделать сейчас / делегировать / в стратегию / удалить.

• Помогать мне с фокусом. Напоминать о важном, отсекать неважное.

2) Управление исполнением

• Фиксировать ВСЕ договоренности (после зумов, летучек, звонков). Если не записано — значит, не было.

• ставите задачи команде и администраторам (у Вас будет ресурс исполнителей для рутины)

• контролируете дедлайны: обновляете статусы, выявляете блокеры

• пушите исполнителей до полного закрытия задачи

• ведете единый список задач/статусов, чтобы в любой момент было понятно: что делаем, кто делает, когда будет готово

3) Подрядчики (Vendor Management)

• ищете подрядчиков под задачи (фриланс/аутсорс/производственные услуги)

• делаете первичный отсев, короткие тесты, вводите в задачу

• контролируете качество результата, сроки и коммуникацию

• по подрядчикам у Вас есть мандат вести процесс выбора в рамках согласованных бюджетов/лимитов. Подбор подрядчиков - под конкретные задачи и бюджеты, без бесконечного “поиска ради поиска”.

4) База знаний и система

• ведете базу знаний в Notion или российских аналогах (регламенты, шаблоны, чек-листы)

• правило простое: вопрос возник дважды -> появился регламент/шаблон

• ведете управленческие таблицы (Google Sheets)

5) AI и автоматизация

• используете ChatGPT/Claude для саммари, анализа текстов, подготовки черновиков регламентов и ускорения рутины

Важно: что НЕ входит в роль

• личные поручения (рестораны/билеты/семейные задачи)

• прямые продажи и переписка с клиентами

• роль "универсального спасателя", который делает работу за других

Ваш мандат

Вы имеете право:

• останавливать задачи без цели/DoD

• задавать неудобные вопросы собственнику

• требовать соблюдения сроков от исполнителей

• предлагать более рациональные варианты решений

Портрет кандидата

• Системность: Вас физически бесит, когда файлы называются «fghjkl.pdf», а в таблице разные шрифты.

• Твердость: Вы не боитесь спросить с подрядчика результат и не принимаете ответы в духе «ну я старался».

• Техническая грамотность: Excel, Google Docs, Таблицы, Notion, CRM, AI — это ваша естественная среда.

• Ответственность: Вы способны сказать: «Я накосячил, вот план исправления», а не придумывать оправдания про сломанный ноутбук.

• Вы спокойны при смене вводных (адаптивность без истерик)

• Вы не обижаетесь на сухой тон и работаете на результат

• Умение искать/оценивать подрядчиков - серьезный плюс.

Условия

• Испытательный срок (1 месяц): Оклад 80 000 ₽ на руки.

• После испытательного: Оклад 100 000 ₽ + прозрачный Bonus/KPI (за скорость закрытия задач и идеальный порядок).

• Пересмотр дохода возможен при подтвержденном результате через 2-3 месяца

• График: full-time.

• Формат: гибрид (1-3 встречи в офисе в месяц, Москва)

Критерии успеха (через 2-3 месяца)

• Задачи собственника не теряются и не зависают исполняются быстро

• статусы проектов прозрачны в любой момент

• подобраны и работают нужные подрядчики

• База знаний (Notion / аналоги) + шаблоны реально экономят время собственника

• есть понятный единый список задач/статусов (без хаоса и "все в переписке")
  
  Внимательность — это Ваш профессиональный навык. Чтобы мы поняли, что Вы действительно прочитали условия, начните своё сопроводительное письмо с ответа на вопрос: Какое количество человек сейчас работает в нашей команде (согласно тексту вакансии)?