Административный менеджер

Мы ищем Административного менеджера, который будет сердцем офисных процессов и поддержкой для всей команды.

Обязанности:

Офис и закупки

• Организация и контроль обеспечения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания.

• Контроль расхода материалов, планирование и оптимизация закупок.

• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (клининг, курьерские службы, сервисные компании): поиск, согласование условий, контроль качества услуг, ведение документооборота.

• Контроль технического состояния офисных помещений, мебели и оборудования; координация планового технического обслуживания.

• Ведение реестров закупок, договоров и базы поставщиков.

Документооборот

• Организация приема, отправки и учета входящей и исходящей корреспонденции.

• Ведение реестров договоров, счетов и иных административных документов.

• Сбор и подготовка закрывающих документов по запросу бухгалтерии и руководства.

• Подготовка служебных записок, отчетов, уведомлений, контроль сроков исполнения документов ответственными лицами.

• Ведение протоколов встреч: фиксация ключевых договоренностей, оформление и рассылка участникам.

HR-поддержка и внутренние коммуникации

• Административное сопровождение онбординга новых сотрудников (подготовка рабочих мест, заказ пропусков и оборудования, координация с IT и HR).

• Актуализация базы сотрудников (контакты, дни рождения).

• Организация поздравлений с днями рождения, государственными и корпоративными праздниками.

• Поддержка внутренних мероприятий (тимбилдинги, встречи): логистика, коммуникации, подготовка материалов.

Поддержка руководства

• Организация совещаний и переговоров (планирование, бронирование переговорных, подготовка оборудования, заказ воды и кофе-брейков).

• Прием, отправка и регистрация корреспонденции.

• Выполнение операционных поручений руководства и контроль сроков их исполнения.

• Контроль исполнения документов и поручений, в том числе по итогам протоколов, напоминание ответственным.

• Организация и координация командировок (travel-поддержка).

• Встреча и сопровождение внешних гостей и партнеров.

• Взаимодействие со смежными подразделениями для оперативного решения административных вопросов.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, административный менеджер) от 1–3 лет.

• Уверенное владение ПК (MS Office: Excel, Word, PowerPoint) и офисной техникой.

• Навыки деловой переписки, грамотная устная и письменная речь на русском и казахском языках.

• Умение работать в режиме многозадачности и эффективно расставлять приоритеты.

• Внимательность к деталям, проактивность, клиентоориентированность и доброжелательность.

Условия:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РК (оплачиваемый отпуск, больничные).

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (суббота, воскресенье — выходные).

• Комфортабельный офис в районе Желтоксан-Богенбай батыра.

• Предоставление корпоративной мобильной связи.

• Дружный коллектив и поддержка на этапе адаптации.