Офис-менеджер

• Организация работы офиса: открытие офиса в 09.00 часов, проверка готовности оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего (компьютеров, телефонов, копировальных машин, принтеров, сканеров, роутеров, модемов, камер видеонаблюдения и прочих) к эксплуатации;

  Контроль санитарных условий в офисе (чистота, освещение, вентиляция, температурный режим и прочее);

  Организация завершения рабочего дня (приведение в порядок рабочих мест, отключение необходимого оборудования и оргтехники, в том числе освещения, отопительных приборов, закрытие офиса);

  Контроль за надлежащим техническим состоянием оборудования, оргтехники, интернета, коммуникаций и прочего, организация их ремонта и своевременного технического обслуживания;

  Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях, уход за комнатными растениями, обеспечение чистоты кухонной мебели, бытовой техники и посуды;

  Обеспечение канцтоварами, расходными материалами, ме́рчем, подарками, визитными карточками, ключами, ключ-картами, водой, продовольственными и хозяйственными товарами, бытовой химией, одеждой, средствами индивидуальной защиты, оборудованием, транспортными средствами, техникой, товарно-материальными ценностями и другим имуществом:

• Анализ потребностей и планирование закупок в рамках выделенного бюджета;
• Сравнение и согласование предложений поставщиков, размещение заказов, заключение договоров;
• Организация поставки, приема, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому, оформление и ведение соответствующей документации;
• Получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию;
• Участие в проведении инвентаризации;

  Организация поверки/калибровки, хранения, учета, выдачи материально-ответственным лицам и передачи от одного материально-ответственного лица другому измерительных приборов и оборудования, получение, сканирование, хранение, передача, оформление и ведение соответствующей документации;

  Организация рабочих мест для новых работников, содействие их адаптации;

  Ведение делопроизводства: регистрация, распределение, хранение и архивация документации, прием, подготовка и отправка корреспонденции;

  Организация сбора подписей работников на внутренних документах компании (приказы, положения, инструкции и другие документы);

  Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами для отправки и получения корреспонденции/посылок;

  Взаимодействие с управляющими компаниями, обслуживающим персоналом и постоянными поставщиками;

  Прием и совершение телефонных звонков, ведение корпоративной почты и чатов компании в мессенджерах;

  Встреча и сопровождение посетителей, гостей и делегаций, организация угощения напитками и перекусами;

  Выполнение плана мероприятий, организация мероприятий и корпоративных событий, создание поздравительных открыток;

  Покупка билетов, бронирование гостиниц, поиск и аренда жилья, заключение договоров, получение и передача соответствующей документации в бухгалтерию (при необходимости);

  Помощь работникам компании в тех или иных вопросах в пределах своей компетенции;

  Внесение на рассмотрение руководства компании предложений по улучшению работы офиса и компании в целом;

  Составление бизнес-процессов в пределах своей компетенции, их внедрение в Битрикс24, администрирование и реализация, работа с командой;

  Ведение социальных сетей работодателя;

  Прочие обязанности и выполнение поручений руководства в пределах своей компетенции.

Требования:

Ответственность

Честолюбие

Пунктуальность

Грамотность

Знание языков приветствуется

Организованность

Условия:

Своевременная ЗП

Отпуск 24 дня.

Премии.