Помощник/ассистент руководителя/администратор офиса

Группа компаний (два основных направления деятельности: фармацевтическое, управление активами, собственной недвижимостью). На рынке более 10 лет.

На данный момент, находится в поисках Помощника руководителя, с функционалом офис-менеджера (формат family office)

Обязанности:

• Полная административная и информационная поддержка руководителя;
• Решение несложных задач в области юриспруденции, финансов и бухгалтерии Координация и организационное обеспечение встреч и совещаний;
• Подготовка проектов документов, работа над проектами писем, запросов, заявлений, договоров, изменений и дополнений к ним, исправление ошибок, и других документов, касающихся деятельности компании;
• Ведение архива документов;
• Организация и обеспечение деловых и личных поездок и встреч (бронирование билетов, отелей, визовое сопровождение);
• Контроль своевременного осуществления платежей Входящая/исходящая корреспонденция компании, взаимодействие с контрагентами по предоставлению и получению документов;
• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании;
• Взаимодействие с МФЦ, Росреестр, нотариусы, переводчики, банковские учреждения по текущим не сложным вопросам (Запись и сопровождение);
• Выполнение поручений и сопровождение личных вопросов руководства и его семьи;
• Поиск информации и ее анализ по запросу руководителя;
• Управление домашним персоналом.

Офис:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса, организация процесса закупки канцтоваров, воды, продуктов, расходных материалов и иных товаров для административно-хозяйственных нужд офиса;
• Контроль за эксплуатацией мебели и бытовой техники в офисе, обеспечение ремонта и своевременная замена в случае необходимости;
• Организация взаимодействия со службами бизнес-центра (эксплуатация, охрана, администрация, Управляющая компания, ресепшен) по вопросам пропуска гостей/сотрудников, парковки, работы инженерных систем в помещении в помещение офиса и жилых апартаментов.

Требования:

• Высшее образование (как преимущество экономическое/юридическое)
• Релевантный опыт работы от 3- х лет
• Важно: Английский B1 письменный и устный
• Уверенное владение ПК, оргтехникой, Microsoft office, Excel
• Грамотная речь, знание делового этикета
• Soft Skills: этичность, личностная зрелость, ответственность, самостоятельность, находчивость, аналитический и системный подход к решению задач, инициативность, стрессоустойчивость

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Заработная плата 160 (net);
• График работы 5/2 с 10-19 (быть на связи 24/7);
• Современный комфортабельный офис (Москва-Сити, Город столиц) в шаговой доступности от ст. метро Деловой центр.