Бизнес-ассистент / операционный менеджер

Мax Dragon - креативное event-агентство. Мы организуем мероприятия любого масштаба: от камерных бизнес-встреч до крупных форумов и фестивалей.

Мы в поиске Бизнес-ассистента, который поможет держать высокий темп: структурировать процессы, синхронизировать команды, сопровождать ключевые инициативы и соблюдать дедлайны.

Рабочие задачи:

1. Операционное управление и контроль по всем проектам компании:

• Приоритезация задач, жёсткое соблюдение дедлайнов.
• Погружение в операционные задачи, помощь в их решении.
• Сбор, анализ и структурирование данных по каждому проекту (статусы готовности и подписания документов, оплаты, изменения условий и пр.)
• Работа с партнерами и контрагентами: деловая переписка, обратная связь, контроль взаимодействия.
• Работа с информацией широкого делового профиля по заданию: поиск, систематизация, представление руководителю.
• Выполнение деловых поручений от начала и до конца: найти, заказать, организовать, принять, проконтролировать коллег, отчитаться о завершении задачи.

2. Документооборот:

• Согласование договоров в связке с другими отделами (юрист, бухгалтер), отслеживание изменений договорных условий, оперативное уведомление коллег, проверка корректности финальной версии.
• Работа с электронным архивом документов: наличие, актуальность, сканирование, систематизация.

3. Административная поддержка:

• Контроль оплаты счетов, обмен документами, работа в ЭДО, контроль наличия закрывающих документов.
• Координация деловых поездок и командировок (travel-поддержка): бронирование билетов, гостиниц, подготовка визовых документов.
• Курирование встреч, в т.ч. онлайн (оповещение участников, подготовка материалов, краткое резюме по итогам встречи).
• Выполнение прочих поручений руководства.

• Релевантный бэкграунд - опыт работы в роли бизнес-ассистента или в операционном управлении - от 3 лет.
• Системное и структурное мышление - быстро понимаете что нужно сделать, как организовать или улучшить процессы, умеете оперативно находить нужную информацию.
• Самостоятельность и внимательность - за вами не нужно переделывать и перепроверять работу.
• Готовность быстро погрузится в процессы компании - если вам нужен плавный вход в должность, мы не сработаемся.
• Умение работать в быстром темпе - если появилась задача, то приступаете к решению сразу, а не откладываете до дедлайна.
• Стрессоустойчивость, умение действовать в режиме неопределенности - не теряете самообладание при резкой смене фокуса задачи, а оперативно находите оптимальное решение.

• Официальное оформление в штат компании.
• Полностью "белая" зарплата (оклад + премия).
• Работа в графике 5/2 в стильном офисе рядом с м. Тульская (5 минут пешком).
• Рабочий день с 9:00 до 18:00 (только офис, без возможности работать удаленно).
• Оплата мобильной связи + выдаем рабочий телефон.
• Кофе, фрукты и вкусняшки как приятное дополнение к работе :)

Не упустите шанс присоединится к крутой команде и масштабным проектам. Ждем именно ваш отклик!

ВАЖНО: Сопроводительное письмо начните с кодового слова "ДРАКОН".
Резюме без сопроводительного письма / кодового слова не рассматриваются.