Бизнес-ассистент

Москва, Летниковская улица, 2с3

Метро: Павелецкая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя.
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
осуществляет контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
ведет контрольно-регистрационную картотеку.
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Требования:

приказы, указания, распоряжения, инструкции и другие нормативно-распорядительные документы, регламентирующие работу Персонального ассистента;
законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность Общества, по вопросам своей компетенции;
порядок оформления и заключения хозяйственных договоров;
основы трудового законодательства;
основы организации труда, производства и управления;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила оформления деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения;
основы организации труда и управления.