Офис-менеджер

О компании:

Инжиниринговая компания полного цикла ООО «Мимир инжиниринг» занимается разработкой, производством и монтажом гибких полимерных армированных трубопроводов (ГПАТ) с теплоизоляционным слоем (ТС) и системами электрообогрева (СЭО) для объектов нефтегазовой отрасли, горно-обогатительных комбинатов и объектов горной туристической инфраструктуры, ЖКХ. Реализуем объекты на территории России и стран СНГ, в том числе в Заполярье, на Дальнем Востоке, юго-западе России.

Ключевая цель:
Обеспечение безупречной работы офиса и комплексная административная поддержка сотрудников и генерального директора.

Чем предстоит заниматься:

Административная работа и гостеприимство:

• Прием и размещение гостей, создание дружелюбной атмосферы.

• Прием и распределение входящих телефонных звонков.

• Организация рабочих встреч и совещаний (подготовка переговорных, техники).

• Работа с документами: регистрация входящей/исходящей корреспонденции (письма, приказы, доверенности, договоры), ведение архива.

• Передача документов на подпись руководству и их дальнейшая отправка.

Организация командировок и логистика:

• Полное сопровождение командировок сотрудников: заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц, аренда авто.

• Подготовка комплектов документов и продукции для поездок генерального директора.

• Оформление командировочных документов и взаимодействие с бухгалтерией.

• Составление и контроль месячного бюджета на командировки.

Поддержка офиса и хозяйственная деятельность:

• Полное обеспечение офиса необходимыми расходными материалами: от канцелярии до продуктовых запасов (чай, кофе, вода, сладости).

• Контроль за состоянием офисной техники и организация ее обслуживания.

• Взаимодействие с клининговой службой, контроль качества уборки.

• Сбор и передача показаний счетчиков (электроэнергия, вода).

• Организация отправки почты и курьерских доставок (включая отправку образцов продукции).

Работа с бухгалтерией и контроль платежей:

• Поддержка документооборота с бухгалтерией: передача счетов, актов, накладных.

• Контроль за своевременной оплатой счетов за услуги связи, интернет, корпоративное такси, почту, топливные карты.

Поддержка руководства:

• Выполнение личных поручений генерального директора.

• Организация видеоконференцсвязи (Zoom, Teams и т.д.).

• Помощь в подготовке к встречам и презентациям.

Мы ищем кандидата, который:

• Имеет опыт работы офис-менеджером, администратором или ассистентом от 1 года.

• Обладает грамотной устной и письменной речью.

• Внимателен к деталям, аккуратен и ответственен.

• Находчив, инициативен и умеет решать задачи самостоятельно.

• Легко находит общий язык с людьми, обладает навыками multitasking.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, 1С, Zoom).

• Ценит порядок и комфорт в рабочем пространстве.

Что мы предлагаем:

• Достойная мотивация и прозрачная система оплаты труда;
• Белая зарплата;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• 8-ми часовой рабочий день с 9:00 ( + обеденный перерыв - 1 час)
• Внутреннее обучение;
• Комфортные условия труда, шаговая (5-10мин) доступность до метро Озерки;
• Премии за завершенные проекты и по итогам работы. Подарки к Новому году детям сотрудников;
• Дружная команда единомышленников;

В сопроводительном письме ответьте на вопрос: «Какой ваш главный лайфхак для поддержания идеального порядка в офисе?»