Офис-менеджер

1. Административная поддержка:

1.1. Организация рабочего дня генерального директора и первых лиц компании (планирование встреч, совещаний, поездок).

1.2. Ответы на телефонные звонки, переадресация вызовов, прием сообщений.

1.3. Встреча посетителей, гостей и партнеров, организация переговоров.

1.4. Помощь в сопровождении внутренних и внешних мероприятий компании.

1.5. Взаимодействие с другими отделами и налаживание кросс-коммуникации. Проведение и протоколирование важных совещаний компании.

1.6. Проведение офисных опросов.

1.7. Закупка билетов и отелей в командировки. Оформление виз сотрудникам в зарубежные поездки.

2. Организационные задачи:

2.1. Заказ канцелярии, воды, хозяйственных ТМЦ и других офисных принадлежностей. Закупка орг. техники и МФУ под новые рабочие места.

2.2. Поддержание работоспособности кофе-машин и иной кухонной техники в офисах компании.

2.3. Поддержание порядка в офисе (координация работы с клининговыми службами, курьерами и т. д.).

2.4. Проведение по необходимости реставрационных и ремонтных работ в офисных помещениях компании. Облагораживание интерьера. Полив и облагораживание цветов.

3. Делопроизводство:

3.1. Ведение архива документов. Подготовка отчетов, презентаций, писем, приказов, договоров и других документов. Контроль сроков исполнения документов.

3.2. Ведение электронного и бумажного документооборота. Заполнение журналов.

3.3. Подготовка, оформление, регистрация и отправка входящей/исходящей корреспонденции.

3.4. Выписка и отправка в оплату счетов, контроль сроков и взаимодействие с бухгалтерией.

Требования:

• Образование от среднеспециального: документоведение, секретарское дело, управление процессами, менеджмент.

• Владение ПК. MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook. 1С: Документооборот. Битрикс 24.

• Грамотная речь, ясное изложение, презентационные навыки.

• Обучаемость, саморазвитие, высокая самостоятельность, самодисциплина, ответственность за результат.

• Уверенные организаторские навыки.

• Внимательность, аккуратность, стрессоустойчивость.

• Официальное оформление по ТК РФ, бессрочный трудовой договор;
• Своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц);
• График работы: 5/2 пн-пт, с 8-00 до 17:00, на территории работодателя;
• ДМС через 6 мес. после трудоустройства;
• Система корпоративных скидок BestBenefits;
• Компенсация мобильной связи;
• Работа в дружной, веселой и амбициозной команде профессионалов.