Офис-менеджер

Перечень основных функций должности:

1. Документооборот

· Прием, регистрация и передача входящей корреспонденции адресатам

· Учет, хранение и архивирование документов

· Выполнение копировально-множительных работ

· Сканирование и цифровая обработка документов

· Сбор первичных и договорных документов от заказчиков, поставщиков и подрядчиков

· Закрытие бизнес-процессов по подписанию и отправке документов в битриксе

2. Помощь руководителю

· Планирование встреч, переговоров и мероприятий

· Напоминания о приближающихся встречах и звонках

· Выполнение поручений руководителя

· Реализация небольших проектов по поручению руководства

3. Курьеры, доставка и почтовые услуги

· Отправка и получение корреспонденции через почту России

· Работа с курьерскими службами

· Координация доставки грузов и документов

· Организация экспресс-доставки документов и материалов

4. Обеспечение работы офиса

· Заказ воды, кофе, чая и канцелярских принадлежностей

· Планирование и включение офисных расходов в заявки бюджета

· Организация командировок сотрудников

5. Работа с посетителями и партнерами

· Встреча и обслуживание деловых партнеров в офисе

· Сервировка чайного и кофейного стола

6. Организация мероприятий

· Подготовка повестки дня мероприятий

· Информирование участников и рассылка приглашений

· Сбор докладов и проектов итоговых документов

· Рассылка информационных материалов участникам

· Составление списков участников и регистрационных листов

· Закупка канцелярских товаров и продуктов для кофе-пауз

· Решение вопросов технического оснащения мероприятий

· Помощь в подготовке презентационных материалов

· Ведение протоколов мероприятий

· Организация транспортного и гостиничного обеспечения участников

7. Поддержка персонала

· Участие в мероприятиях по адаптации новых сотрудников

· Информирование о корпоративных процессах и процедурах

Требования:

1. опыт работы в ИТ сфере (преимущество)

2. обязательный опыт работы с корпоративным порталом “Битрикс24”

3. знания основ стандартов делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий

4. отличные коммуникативные навыки

5. умение работать в условиях высокой нагрузки и быстро принимать решения

6. высокий уровень самоорганизации, педантичность, ориентация на результат

• Оформление СТД
• Комфортный офис м.Парк Победы(пл.Чернышевского, 11А, БЦ Буржуа)
• Дружная команда профессионалов