Помощник руководителя по операционной работе

Trade Stone и Food Ministry ищут помощника руководителя по операционной работе.

Мы работаем в дистрибуции потребительских FMCG товаров; развиваем проекты готовой еды и корпоративного питания; взаимодействуем с производствами и федеральными торговыми сетями.

Ищем человека, который поможет вести текущие операционные задачи: организовывать работу участников, поддерживать порядок в документах и таблицах, контролировать сроки и доводить договорённости до результата.

Рассматриваем кандидатов без опыта работы, в том числе выпускников вузов. Для нас важны обучаемость, внимательность, инициативность и ответственность.

Чем предстоит заниматься

• Вести задачи по проектам: фиксировать договорённости, ответственных, сроки и следующие действия.
• Контролировать получение документов, расчётов и ответов от коллег и партнёров. Напоминать о сроках и заранее сообщать руководителю о рисках.
• Готовить рабочие письма, организовывать встречи и фиксировать их итоги.
• Поддерживать порядок в проектных документах, контактах и версиях файлов.
• Собирать коммерческие предложения и презентации по шаблонам на основе согласованных данных.
• Запрашивать предложения производителей и сводить цены, сроки, минимальные партии и другие условия в таблицы.
• Координировать приготовление и доставку образцов: участников, ингредиенты, упаковку, сроки и подтверждение получения.
• Вести реестры продуктов, замечаний после дегустаций и готовности к запуску.
• Собирать документы для запуска продукции и аудитов, заполнять товарные карточки и работать с порталами по инструкции.
• Координировать передачу заказов в производство, подготовку отгрузок и получение подтверждений приёмки.
• Собирать чеки и счета, вести реестр проектных расходов и обновлять сведения об оплатах по данным бухгалтерии.
• Использовать ИИ для черновиков писем, обработки материалов встреч, структурирования информации и ускорения повторяемых задач. Проверять факты, цифры и итоговый результат.

Задачи передаются постепенно, с объяснением процессов и требований к результату. Цены, бюджеты и новые обязательства подтверждает руководитель. Бухгалтерское оформление, технология и качество остаются в зоне профильных специалистов.

Что для нас важно

• Законченное высшее образование.
• Организованность, внимательность к цифрам, датам и документам, соблюдение договорённостей.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Базовое владение Excel или Google Таблицами.
• Практический навык работы с ИИ: понятно ставить задачу, давать контекст, уточнять запрос и проверять ответ. Соблюдать правила компании при работе с конфиденциальной информацией.
• Инициативность: самостоятельно уточнять информацию, замечать риски и предлагать следующие действия в пределах полномочий.
• Готовность заранее сообщать о проблемах, признавать ошибки, принимать обратную связь и работать в команде.
• Желание развиваться через практику и постепенно брать более сложные задачи.
• Готовность к ежедневной работе с перепиской, таблицами, документами и контролем исполнения.

Будет преимуществом, но не является обязательным

• Опыт координации проектов, сопровождения заказов, закупок, логистики или документооборота.
• Знакомство с торговыми сетями, пищевым производством, 1С и порталами поставщиков.
• Базовое понимание IT: как связаны данные, таблицы и рабочие системы, что такое API и автоматизация.
• Опыт вайбкодинга — создания с помощью ИИ небольших скриптов, прототипов и автоматизаций с проверкой результата.
• Готовность к командировкам и возможному переезду в Москву.

Что предлагаем

• Работу напрямую с руководителем и участие в действующих проектах двух компаний.
• Постепенное обучение процессам и расширение самостоятельности.
• Возможность вырасти в координатора проектов или специалиста по отдельному операционному направлению по мере освоения работы и появления соответствующих задач.

Формат работы — гибрид: удалённая работа и работа в офисе в Москве. Адрес офиса: Москва, улица Лобачевского, 52. Периодичность присутствия в офисе обсуждается индивидуально. Возможны командировки. Для кандидатов из других городов возможен переезд в Москву; условия обсуждаются индивидуально. Доход, график и оформление уточняются до публикации вакансии.

В отдельных срочных ситуациях может потребоваться подключиться к работе после окончания рабочего дня или в выходной.

Как откликнуться

Коротко расскажите о задачах, которые вы самостоятельно организовали и довели до результата: что требовалось сделать, за что отвечали лично вы и чем всё закончилось. Подойдёт пример из работы, учёбы, стажировки или волонтёрского проекта. Добавьте пример использования ИИ для практической задачи.